Las calificaciones para Control de Documentos

El mantenimiento de la seguridad y la seguridad de los documentos comienza con la formación del personal y la gestión de instalaciones. Existen medidas de control de documentos de la admisión inicial a la organización a largo plazo. Características a tener en cuenta cuando se apliquen las medidas de control de documentos incluyen la confidencialidad y el acceso público a los archivos, la duración de control y procedimientos de destrucción, gestión de documentos físicos y gestión de documentos electrónicos.

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Dirección y el personal determinan las calificaciones de control de documentos. la cualificación del personal, investigaciones de antecedentes y restricciones de empleo dependen del tipo de documentos bajo el control de gestión. Los empleados que trabajan con documentos legales que se mantienen en un sistema de tribunales requieren una verificación de antecedentes penales. trabajadores de documentos financieros pueden requerir una verificación de antecedentes financieros. Los trabajadores que manejan, estatales, federales locales, documentos bancarios y de vivienda con datos personales y números de seguridad social generalmente requieren al menos un control mínimo de fondo.

Las empresas deben proporcionar instalaciones seguras basadas en el tipo de documentos bajo control. documentos individuales o archivos de documentos con información personal deben ser seguras en todo momento. Las organizaciones privadas deben decidir qué documentos deben estar asegurados en áreas restringidas, o responsabilidad legal riesgo de acceso no autorizado a la información privada.

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Una empresa debe tener acceso a los procedimientos de control de documentos de la ingesta inicial de documentos sensibles. documentos no sensibles pueden ser procesados ​​por casualidad. documentos de entrada sensibles deben ser sellada con la fecha para verificar si el documento se presentó a la oficina. Un sello o método diferente se pueden utilizar para los documentos entregados electrónicamente, en persona, por correo o por fax.

Un documento con cualquier información personal, incluyendo nombre, dirección, número de teléfono, número de la seguridad social, información de la familia, historial médico, antecedentes personales financiera o hechos no revelados se debe mantener confidencial. controles de documentos para documentos o archivos confidenciales limitan el acceso a la persona cuyo archivo personal que es o el representante de la empresa que necesita para acceder a la información por razones de negocios.

documentos de acceso público deben estar etiquetados de manera diferente que los documentos confidenciales. El personal cualificado debe ser instruido sobre los requisitos mínimos para el acceso. Un procedimiento formal debe detallar cómo un documento o archivo se pueden ver o puestos en libertad. Una hoja de registro puede ser utilizado, o una forma de identificación personal se puede mantener hasta que se devuelve el documento o archivo. Las leyes federales y estatales que restringen o permiten el acceso debe estar disponible en forma impresa.

control de documentos requiere limitaciones período de conservación de documentos y directrices estrictas sobre la destrucción segura. Se pueden aplicar reglas y reglamentos específicos de la industria. empleados formados determinar cuándo y cómo finalizar el control de documentos basada en las características de los documentos. Estas características incluyen la información contenida en los documentos, la edad del documento y el propósito del documento. Los documentos pueden ser destruidos después de que la información ya no es necesaria, el tiempo establecido para mantener la información ha expirado o el documento ya no es necesaria para su propósito original.