Requisitos de control de documentos

Control de documentos se utiliza para aumentar la eficiencia de una organización en particular mediante el control de las versiones de un documento en particular que se liberan. Esto asegura que los empleados tienen todas las versiones correctas de un documento concreto. Las normas ISO son un conjunto de normas internacionales que ayudan a estandarizar los procesos dentro de las empresas y también ayudar a las empresas a mantener registros adecuados, de acuerdo con Intelex. Las empresas deben entender qué normas se aplican a sus particulares medidas de negocio y control del uso de documento para garantizar que se siguen estas normas.

control de documentos a menudo busca reducir o eliminar los documentos en papel por lo que los documentos tienen un menor impacto sobre el medio ambiente y reducir los costos de la empresa, de acuerdo con Intelex.

Video: Control de documentos de un sistema de gestión de la calidad. ISO 9001 (Req. 4.2.3)

La facilidad de acceso es también un aspecto importante cuando se trata de control de documentos. Las empresas tendrán un tiempo más fácil mantener la información actualizada si pueden, por ejemplo, acceder fácilmente a esta información a través de Internet.

Video: CONTROL DE DOCUMENTOS

Los documentos deben ser organizados en categorías lógicas. Al hacerlo, los documentos apropiados para una situación dada se pueden encontrar. Estos documentos son a menudo organizados en categorías tales como políticas, procedimientos, instrucciones de trabajo y las formas y registros, de acuerdo con 9000 Mundial. La norma ISO requiere estar disponibles los documentos pertinentes cuando sea necesario.

Los documentos deben ser revisados ​​extensivamente antes de ser finalizados. En muchos casos, estos documentos deben ser revisados ​​por más de un individuo, tanto para fines de supervisión y garantizar los errores no se hacen por tener un par de ojos extra para la captura de los errores, de acuerdo con 9000 Mundial. El ciclo de revisión debe incluir a los trabajadores que participan en los documentos y los gestores particulares que los supervisan, puesto que ellos tienen más experiencia y serán capaces de entender los errores. ISO requiere documentos de ser aprobados para su adecuación antes de su emisión.

Las normas ISO requieren documentos serán revisados ​​y actualizados siempre que sea necesario. Las condiciones en una empresa en particular, inevitablemente, cambiar, y las actualizaciones se deben agregar a los documentos cuando lógico. El estado de revisión debe ser colocado en el documento, de acuerdo con 9000 Mundial. Estos estados incluyen borrador, revisión y aprobación. Los documentos obsoletos que se mantienen por la empresa por cualquier razón deben ser identificados como obsoleta.

Los documentos deben estar siempre legibles y accesibles por las personas que los necesitan, de acuerdo con 9000 Mundial. ISO requiere que los documentos se actualizarán cuando reciben desgaste o daño.

No sólo se deben controlar los documentos que se originan de una compañía, pero los documentos que se derivan del país también deben ser controlados, de acuerdo con 9000 Mundial. Muchos documentos, tales como documentos de usuario para productos y maquinaria propiedad de la empresa, deben estar claramente marcados y distribuidos a las personas adecuadas en la empresa.