Procedimientos de control de documentos

procedimientos de control de documentos no tienen por qué ser complejo. De hecho, la complejidad se suma a la probabilidad de que no se hace referencia de manera adecuada el documento. Dicho esto, la gestión de la información es uno de los procesos más importantes en cualquier organización. La dependencia de la correspondencia electrónica de datos aumenta la necesidad de actualizar continuamente el control de datos y procedimientos de almacenamiento. Si no se mantienen los procedimientos de control de documentos adecuados puede dar lugar a enormes riesgos financieros. Afortunadamente, las mejoras en las aplicaciones de tecnología de control de documentos y software han creado un nuevo mundo de las mejores prácticas.


Identificar los procesos críticos

Video: Parte 1 de 2 Procedimiento de elaboración, codificación, control de documentos y registros.

Asignar un equipo de gestores de funciones cruzadas para identificar los procesos más críticos relacionados con los datos y el flujo de información. Realizar un seguimiento de cómo los datos (correo electrónico, encuestas a los clientes, el formulario del IRS, etc.) fluye de su cliente a los archivos de base de datos. Comparar cada proceso de flujo de datos e identificar las tareas comunes o redundantes. Un mapa de todos los procesos de información, que van desde el correo electrónico para el cumplimiento corporativo, utilizando un diagrama de flujo básico.

Crear Manual de Procedimientos

Procedimientos - tanto para el software y papel - deben definir cómo los documentos son aprobados antes y después de la actualización. Deben también detallan cómo actualizar y reapprove documentos. Se ocupa de cómo el sistema identificará los cambios, es decir, por la fecha de emisión o cambios de fuente. Asegúrese de describir el proceso de decisión documento obsolescencia. Entender cómo prevenir "obsoleto" documentos sean utilizados.

asegurar la funcionalidad

Video: Procedimiento para control de documento

Video: CONTROL DE DOCUMENTOS

Garantizar que los documentos están disponibles para las personas adecuadas cuando los necesitan. Si va a convertir a un sistema virtual, asegúrese de documentar cuidadosamente la forma en que se guardará el documento original, en todo caso. Por último, tener una solución de copia de seguridad. Si el cambio a un sistema automatizado, utilice un piloto desplegar estrategia. Después de la conversión completa, esperar tres meses antes de la destrucción o la presentación de documentos en papel.

Artículos Relacionados