Requisitos Documento Estándar de Control

Si una organización quiere estar Organización Internacional de Normalización (ISO) con certificación, se debe mantener un sistema de gestión de calidad (SGC) para los documentos. El SGC debe abordar lo siguiente: la definición de los tipos de documentos, la forma de administrarlos y determinar las funciones de que se apruebe, actualizar y eliminarlos. ISO consiste en una familia de normas que la Organización Internacional de Normalización estableció. Su objetivo principal es desarrollar un conjunto claro de procedimientos que garantizan resultados de calidad. Las organizaciones deben proporcionar los documentos detallados de sus métodos.

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Antes de que una organización puede crear un SGC, es importante entender lo que es un documento. Un documento debe comunicar la información, debe ser planificado y ejecutado y el conocimiento debe ser compartido. La organización debe entonces identificar el tipo de documentos que serán incluidas en el procedimiento. Los documentos que se pueden incluir son los siguientes: especificaciones técnicas, esquemas / diagramas de flujo, organigramas, cronogramas de producción y planes de calidad. Además, los documentos pueden estar en cualquier formato, incluyendo electrónico, magnético, papel o una fotografía.

ISO requiere que los documentos de la organización cómo se aprueba y actualiza documentos. Además, la organización debe identificar quién se encargará de supervisar los documentos. Esta persona será responsable de la aprobación, actualización y publicación de los documentos. Además, esta persona debe registrar la fecha en que se aprobó o cambiado los documentos. ISO requiere que la organización utilice las versiones más actualizadas.

La organización debe documentar cómo se distribuyen los documentos. Se debe identificar a los empleados que van a leer y el uso de ellos. Además, la organización debe identificar dónde se encuentran los documentos. De esta manera, los empleados sabrán dónde ir en caso de que se tenga que revisar de vez en cuando.

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ISO requiere que el documento de la organización cómo se va a clasificar los documentos. La organización debe establecer un sistema de categorías. Se debe clasificar los documentos por nombre, número de catálogo, la versión y número de serie, la ubicación y la forma de recuperarlo. La organización debe documentar cómo eliminar o destruir los documentos cuando ya no son necesarios o no actualizados. Además, la norma ISO requiere que la organización proporciona métodos de copia de seguridad de documentos. Se debe documentar la forma en que hace copias de seguridad de los documentos.