Cómo crear un sistema de gestión de documentos

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El diseño de su sistema de gestión de documentos, al decidir qué documentos archivará, qué documentos son una prioridad, y cómo va a acceder a los documentos.

Hacer un presupuesto. Basar su presupuesto en el número de personas que trabajan en su oficina, la cantidad de documentos que hay que escanear y el número de horas de mano de obra que se debe dedicar a la creación de un sistema de gestión de documentos. Dejar espacio en su presupuesto para incluir también el coste del software de gestión de documentos.

Organizar todos los archivos de papel. Separar sus archivos de papel en secciones que son fácilmente identificables por usted y su personal. Piense en cómo le gustaría que sus archivos que se accede desde el ordenador y organizarlas en consecuencia.

Escanear los archivos en su sistema informático. Este es el más tarea que consume tiempo y dependiendo de la cantidad de documentos en papel que tiene puede llegar a tomar mucho tiempo para terminar. Comprar un escáner de alto rendimiento si tiene una gran cantidad de documentos para escanear y tienen los mismos empleados hacen el escaneo para evitar confusiones y confusión. La mayoría de los escáneres convertir sus documentos en un archivo PDF que es el estándar de facto para la distribución de documentos electrónicos.

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Adquirir e implementar el software de gestión de documentos. Comprar el software de gestión de documentos que mejor se adapte a sus necesidades. Encontrar el software haciendo una búsqueda en Google de "software de gestión de documentos" para aprender acerca de las diferentes opciones disponibles. Usted puede tener el software instalado directamente en el servidor o utilizar una solución basada en web. Alfresco.com y eQuorum.com son ejemplos de compañías que ofrecen software de gestión de documentos. La mayoría de las compañías también ofrecen capacitación y apoyo, siempre y cuando lo necesite. Sube todos los documentos en el software para facilitar el acceso y la distribución de su equipo.

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Coloque todos los documentos en la categoría correcta. Esto es esencial para que el sistema funcione de manera eficiente y precisa. Capacitar a todos sus empleados sobre cómo utilizar el nuevo sistema para almacenar, archivar y recuperar documentos.

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Copia de seguridad de todos sus archivos con regularidad. Utilizar un servicio de copia de seguridad que almacena sus documentos en un lugar seguro, seguro y remoto. Asegúrese de que ofrecen copia de seguridad automática de todos los archivos en una base regular. Esto asegurará que si algo debe pasar, los datos que necesita para mantener el funcionamiento de su negocio es seguro. Algunas compañías que ofrecen servicios de copia de seguridad son: mozy.com, carbonite.com y idrive.com.