Lista de verificación de archivos empleado

Todas las empresas que contratan y mantienen los empleados deben mantener un empleado o un archivo personal para cada empleado que contratan. Los gerentes de recursos humanos deben tener cuidado de no incluir información confidencial en un archivo general de los empleados, tales como registros de compensación médicos, financieros, penales o de seguridad. Estos tipos de información deben ser almacenados en un lugar seguro, de acuerdo con la ley estatal y federal. Otros tipos de información no sensible deben mantenerse en un archivo dedicado empleado para permitir la revisión de los empleados o para ser utilizado como prueba en los litigios laborales.

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La información relativa a las comunicaciones previas al empleo, la descripción del puesto, copias de una aplicación inicial de trabajo, curriculum vitae, notas de la entrevista, ofertas de trabajo, cualquier forma de verificación que se firmaron, como la lectura y la comprensión de un manual del empleado, se debe conservar en el expediente del empleado.

Estos tipos de documentos incluyen los registros de la hoja de tiempo, W-4 formularios completados por el empleado, registros de asistencia, autorizaciones de depósito directo, 2 W-declaraciones anuales y los mandatos de manutención infantil que afectan a los salarios para llevar a casa de un empleado.

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Si su empresa lleva a cabo revisiones periódicas de desempeño, una copia de cada opinión con respecto a un empleado en particular debe ser colocado en el archivo personal del empleado. Además, las incidencias relativas a conflictos con otros empleados o de gestión, problemas de comportamiento, patrones de ausencia, bajo rendimiento laboral y advertencias escritas deben tenerse en cuenta en el archivo.

Muchos puestos requieren una formación previa y permanente, la educación o la certificación. Los empleadores deben mantener un registro de todos los programas de formación que completa un empleado. Si el empleado se emitió un certificado de finalización de un curso específico perteneciente al puesto de trabajo, una copia debe mantenerse en el archivo.

Todos los empleadores deben mantener una lista de contactos de emergencia para cada empleado en el archivo independientemente de que el ambiente de trabajo es peligroso. Además, todos los beneficios asociados con la posición del empleado deben ser registradas. Los beneficios pueden incluir vacaciones pagadas, seguro médico, programas de reembolso de matrícula y otras coberturas.