¿Cuánto tiempo tengo tienen que mantener registros médicos de los empleados?

Cualquier empresa que mantiene los registros médicos de un empleado tiene que mantenerlas privadas y separado de otros registros, según el sitio web legal Nolo. Esto se aplica especialmente si un empleado está cubierto a través de los Americanos con Discapacidades. Pero a veces tendrá que ser visto bajo ciertas circunstancias estrictas estos registros médicos. El tiempo que los mantiene en el archivo cuando sale de un empleado depende de ciertos horarios creadas por el gobierno federal.

La Administración de Seguridad y Salud Ocupacional requiere que mantenga registros médicos de un empleado que puedan quedar expuestos a sustancias tóxicas en el trabajo. OHSA dice que estos registros tienen que ser mantenidos en archivo por todo el tiempo que el empleado trabaja para su empresa, más 30 años después. Las excepciones a esta serán los archivos médicos que tenía por separado de su programa- médica cualquier registro de los tratamientos de primeros auxilios que no requerían más extenso tratamiento-médica y los archivos de los empleados que trabajan para su empresa por menos de un año. Un empleado que trabaja para usted menos de un año, sin embargo, es necesario darle su historial médico cuando sale.

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OSHA dice que ciertos informes relacionados con una posible exposición tóxica de un empleado no siempre tienen que ser mantenidos durante 30 años. Por ejemplo, un informe de laboratorio que detalla información ambiental sobre las toxinas necesita ser mantenido sólo por un año. Sólo la información médica pertinente sobre el empleado expuesto a una toxina necesita ser mantenido por el ínterin de 30 años. Además, toda la información relativa a la identificación de las sustancias tóxicas no tiene que ser mantenido, con excepción de registros que identifican el nombre directa de la toxina en sí.

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Si usted va a la quiebra, OSHA dice que todos los registros médicos de sus empleados deben ser entregados a la persona o entidad que la compra de su negocio. En el escenario de su negocio cerrando con nadie hacerse cargo, en contacto con todos sus ex empleados tres meses antes de cerrar, y les permita el acceso a sus registros médicos. Además, debe transferir sus registros médicos al Instituto Nacional para la Seguridad y Salud Ocupacional. Como una opción a través del mismo instituto, puede escribir al director y decirle por escrito que está la eliminación de los registros médicos de tres meses antes de ir a la quiebra.

En un escenario diferente, usted tiene que mantener registros médicos anteriores en sus empleados para fines fiscales. El IRS dice que sólo tiene que mantener estos registros hasta que el plazo de prescripción es de hasta - o un período de tiempo que el IRS pueden tener que revisar sus declaraciones de impuestos. Si el IRS se entera usted debe impuestos adicionales, debe mantener registros de los empleados durante tres años. Si usted no reportó ciertas partes de sus ingresos y que supera el 25 por ciento de su ingreso bruto que aparece en su declaración de impuestos, registros de empleados deben mantenerse durante seis años. Para aquellos que presentan más adelante para reclamar un reembolso o crédito, registros de empleados deben mantenerse durante tres años, o dos años después de los impuestos fueron pagados. Aquellos que presentan los impuestos que reclaman una pérdida de valores tendrá que mantener registros durante siete años.

El IRS señala que es posible que necesite para mantener los registros médicos de archivo ya por circunstancias fuera de impuestos. A veces las compañías de seguros y los acreedores requieren que mantener estos registros mucho más tiempo. Póngase en contacto con su compañía de seguros o su acreedor, si es posible, para ver lo que necesitan.