Políticas y Procedimientos para la Divulgación de Información

Los empleados y los clientes tienen el derecho legal de esperar que una empresa llevará a cabo cierta información de manera confidencial. Esta expectativa se extiende a las solicitudes internas y externas de información de terceros. Por esta razón, las políticas y procedimientos que identifican la cual podrá autorizar el intercambio de información confidencial, la información que una empresa puede compartir y que podrán recibir la información confidencial son elementos cruciales de protección para las empresas de todos los tamaños.

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Un comunicado de la política de información debe definir los tipos de información del empleado al que se refiere la política. Para la mayoría de las empresas, esto incluye información única de identificación, tales como la Seguridad Social o número de identificación de empleado, así como la información de nómina, registros de formación e información de salud protegida, incluida la información sobre el pasado de un empleado o de salud actual o condiciones médicas, tratamientos para el cuidado de la salud o reclamos de seguro. procedimientos de intercambio de información pueden incluir una copia de un consentimiento aprobado por la compañía para compartir la forma y deben describir el proceso de autorización e identificar los métodos de transferencia de datos aceptables.

Una declaración de privacidad debe describir claramente la posición y la intención del negocio para proteger la privacidad de todos los empleados. Muchos delinear los controles internos para evitar la divulgación de información confidencial en el interior del negocio. Por ejemplo, una política podría indicar que la información de empleo está disponible sólo para usuarios internos autorizados bajo el concepto de necesidad de conocer. También debe indicar que la información del empleado almacenada en una base de datos electrónica o un sistema de archivo manual será retenido de manera segura.

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Para la mayoría de las empresas, las solicitudes de información de terceros por lo general provienen de gobierno y las agencias de aplicación de leyes, instituciones financieras, agencias de crédito y los empleadores potenciales. Los procedimientos específicos para el manejo de información difieren de acuerdo con el solicitante. Por ejemplo, los procedimientos podrían indicar que el personal de recursos humanos deberían reconocer de inmediato una solicitud de salario o las fechas de empleo de una agencia del Gobierno de un empleado, sino que las solicitudes gubernamentales de información debe ser por escrito y requerirán una autorización escrita del trabajador antes de liberar la información .

La mayoría de las políticas y procedimientos abordan el derecho del empleado para revisar su archivo personal, como las leyes de la mayoría de los estados permiten que un empleado para ver parte o la totalidad de esta información. Sin embargo, las políticas y procedimientos deben cumplir con las leyes estatales sobre si una solicitud puede ser oral o deben ser por escrito, el marco de tiempo para proporcionar esta información y si un empleado puede ver todo o si una empresa puede retener información confidencial, como de terceros referencias, documentos confidenciales de gestión e información sobre una investigación interna en curso.