La forma de simplificar un proceso de compra

La racionalización de un proceso de adquisición requiere la creación de pasos de compra específicas para reducir al mínimo el tiempo entre cuando una persona solicita un artículo y cuando lo recibe. Sobre la base de su actual proceso de compra, se puede mejorar el sistema cambiando quién está involucrado, conceder más autoridad de compra y el establecimiento de políticas específicas del vendedor.

El primer paso en la racionalización de su proceso de adquisición es identificar qué desea hacerlo. Usted puede ser un gasto excesivo. Sus empleados podrían ser menos productivo porque tienen que esperar a que el equipo que necesitan. Sus clientes podrían ser infeliz porque no se puede conseguir materiales lo suficientemente rápido para cumplir con los pedidos. Sus formas o incluso la falta de documentación eficientes podrían ser la causa de los cuellos de botella. Una vez que sabe lo que sus problemas son de compra, se puede examinar el proceso para ver qué podría estar causando el problema.

Una forma de agilizar su proceso de compra está centralizando con una persona o departamento. En lugar de tener un miembro del personal ir a su jefe de departamento, que luego va a la jefe de operaciones, que luego va a la gerente de finanzas, permiten a los empleados a presentar sus solicitudes directamente a un agente de adquisiciones. Esto puede reducir el tiempo que tarda en llegar compras aprobadas porque una persona es responsable de la línea de tiempo.

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Si ya dispone de este tipo de proceso de compras centralizadas, sin embargo, esto podría ser su problema. Esto puede ocurrir cuando el agente de compras está abrumado con peticiones que tiene que investigar. Si este es el caso, considerar la posibilidad de jefes de departamento aprueban las compras en primer lugar, que luego se someten a la departamento de finanzas. Para aprovechar al máximo este tipo de sistema, crear una “debida por” la fecha para todas sus formas para asegurar que todos conocemos involucrado cuando una orden se debe y saben que tendrán que rendir cuentas.

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Otro método para la racionalización de compra es dar más empleados la autoridad para realizar compras. Esto puede conducir a un gasto excesivo si no se establece parámetros específicos, tales como bienes y servicios que un empleado en particular pueden comprar, un límite a la cantidad de compras que puede hacer y lo que los vendedores pueden utilizar. Considere lo que permite a los empleados la autoridad para hacer compras más pequeñas, especialmente los regulares que son aprobados por lo general, tales como suministros de oficina. Si usted puede controlar la empresa el uso de tarjetas de crédito por los empleados individuales, emitir tarjetas a los funcionarios con autoridad de compra, que les permite hacer en línea, de ladrillo y mortero o teléfonos compras sin tener que solicitar una compra cheque o tarjeta de crédito del departamento de contabilidad. Crear estrictas políticas de la empresa para el uso de tarjetas de crédito de la empresa.

Si los miembros del personal necesitan para investigar y confirmar los vendedores cada vez que hacen una compra, crear una lista de proveedores aprobados que pueden utilizar. Esto ayuda a asegurar que trabaja con proveedores que conoce y puede crear el volumen de compra que puede conducir a descuentos de proveedores. Establecer un sistema de compra con los proveedores aprobados para que no se tienen que ejecutar un informe de crédito en que cada vez que un empleado realiza una compra. Dar a los vendedores una lista de empleados que pueden hacer compras, o utilizar un código de compra de la compañía le da a seleccionar a los empleados. Un formulario de solicitud de propuesta o una plantilla que sus empleados pueden utilizar cuando lo necesitan para obtener varias ofertas en un trabajo permitirá agilizar el proceso al eliminar la necesidad de que los miembros del personal para crear documentos de licitación.

Si usted sabe de antemano lo que necesita para comprar bienes y materiales específicos, programar estas compras durante los tiempos lentos en su empresa, con suficiente antelación. Esto puede ayudar a reducir la compra de perderse en un mar de papeles, lo que requiere consultas a nivel departamental y solicitudes aceleradas. Tenga sus jefes de departamento presentar solicitudes de compra trimestrales, incluyendo las fechas de entrega, y que su agente de compras crear un calendario para hacer compras.