Cómo crear procedimientos de compra

Permitir a los empleados compran sin directrices en su lugar puede aumentar los costos y reducir los márgenes de beneficio. compra inteligente comienza con la compra de la cantidad y la calidad de los productos al mejor precio a continuación, crear un procedimiento que permite la monitorización del proceso de compra. El uso de un presupuesto y establecer un proceso de revisión estándar puede revelar las tendencias del mercado para tomar ventaja de las estructuras de precios y que de otro modo podrían pasar inadvertidos.

Escribir una lista que detalle todas las materias y los elementos que la empresa necesita para comprar. Grupo artículos similares juntos y dar a cada grupo la denominación correspondiente. Por ejemplo, los artículos tales como bolígrafos, cuadernos de notas y papel de copia podría ir todos bajo el título de "Materiales para oficina". Café, té, tazas y cucharas de plástico pueden todos ser listadas bajo "Suministros de cocina." Los artículos tales como aglutinantes, DVD y cajas de DVD podrían ir bajo el título de "envase".

Identificar todos los departamentos o áreas de la empresa que va a ser la compra de suministros y documentar los grupos de artículos cada área comprará a. Por ejemplo, el departamento de marketing podría estar comprando de los epígrafes "Artículos de papelería" "Embalaje" y. El personal administrativo podría ser los únicos que compran "Suministros de cocina", pero también comprará "Artículos de papelería".

Plan de un presupuesto de compras para cada departamento mediante el uso de presupuesto anual de la empresa como punto de partida. Establecer un presupuesto mensual para las compras de cada departamento - esto puede implicar la participación de cada jefe de departamento para su aprobación final.

Recopilar información de proveedores, tales como nombre, dirección, números de teléfono, persona de contacto y número de cuenta de su empresa. Enlazar cada artículo comprado a un proveedor o proveedores en particular. Es una buena idea tener una lista de proveedores para cada elemento que es de tres de profundidad, así que si el proveedor preferido está fuera de stock, hay vendedores de respaldo a donde ir. Tener más de un proveedor para comprar desde previene retrasos en el pedido. Esto es especialmente importante en las empresas donde las partes u otros artículos deben ser pedido y recibido de manera oportuna para cumplir los plazos.

Video: Tutorial tienda con WordPress y WooCommerce - Video 20: Revisando el proceso de compra

Establecer relaciones con los proveedores para negociar descuentos de precios y gestión de pedidos especiales. Un representante de ventas designado dentro de una empresa proveedor puede acomodar y agilizar los pedidos de emergencia o los tiempos de fabricación cortos.

Video: Guía para el Jefe de Compras 3 - Proceso de Compras - Parte 1

Escribir un proceso paso a paso para cada departamento para seguir al hacer sus compras. Tenga en cuenta cómo se solicitará una compra, autorizada, ordenó, recibido, entregado y pagado. Considerar el establecimiento de la compra de tapones para los distintos niveles de los empleados y el personal. Incluir procedimientos para compras ad-hoc, opciones de pago y compras que pueden requerir una respuesta de otros departamentos. Por ejemplo, la compra de nuevos equipos por el departamento administrativo requerirá la implicación y la entrada del departamento de TI para comprar artículos de instalación, como cables, módems y routers.

Formular un proceso paso a paso para la gestión de los trámites en el proceso de compra. Dependiendo de las necesidades de la empresa, un proceso de compra electrónica en lugar de una base de papel puede ser requerida.

El diseño de los formularios necesarios para cada compra o comprar formularios de acuerdo estándar de un vendedor de suministros de oficina. Formas pueden incluir un formulario de solicitud de compra con espacio para la autorización, un formulario de pedido para enviar al proveedor, una forma para recibir los artículos en un almacén principal y otra que reconoce la entrega al departamento solicitante.

Video: EL PROCESO DE DECISIÓN DE COMPRA

Diseñar un proceso para la gestión de quejas y la rendición de cuentas, la revisión de las relaciones con proveedores y estructuras de descuento, el seguimiento presupuestos de compra y revisar y mejorar el proceso de compra. Ajustar y modificar el proceso de compra puede producir mejores rendimientos si se aborda de una manera metódica. revisiones trimestrales y anuales podrían añadir a la rentabilidad de la empresa.

Crear un manual de procedimientos de compra que describe una guía paso a paso para el personal a seguir. El manual debe proporcionar pasos claros que cada miembro del personal debe seguir para solicitar, obtener la autorización y colocar una orden de compra. También debe identificar a aquellos que gestionará el proceso y están autorizados para aprobar una compra, así como una lista de proveedores aprobados y una lista de formas que muestra la ubicación física de las formas o en los que se encuentran en la red informática de la empresa.