Cómo organizar los procedimientos de oficina
Incluso en una oficina de una sola persona, la organización de los procedimientos de oficina es esencial para el buen funcionamiento de una empresa. Creación de un conjunto de procedimientos organizados hace que la ejecución de un negocio más fácil y reduce la cantidad de tiempo necesario para tareas generales, tales como la presentación, la compra y hacer papeleo básico.
Cosas que necesitará
- Software de procesamiento de textos
- Impresora
- Carpeta de tres anillos
Crear una lista de procedimientos que necesitan ser organizado. Asegúrate de listar todos los procedimientos de la oficina que usted anticipa que hacer en el futuro, incluso si se realizan con poca frecuencia.
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Determinar la persona que es actualmente responsable de cada procedimiento en el consultorio. Si más de una persona es responsable, identificar a la persona que realiza el procedimiento de la manera más efectiva, o que es el más articulado sobre la descripción del procedimiento.
Solicitar que cada persona escriba una descripción detallada de cómo se realizan cada procedimiento de oficina. Asegúrese de que cada persona sigue un paso-a-paso, formato claro, proporcionando una plantilla o muestra de cómo cada oficina descripción del procedimiento debe ser escrito. Solicitar que cada persona proporcione una copia de su descripción en un formato de documento de texto común.
Combinar todas las descripciones procedimiento de la oficina en un solo documento maestro, organizada en capítulos según su función. Por ejemplo, el grupo de todos los procedimientos de contabilidad en un solo capítulo, todos los procedimientos de envío en otro capítulo.
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Imprimir el documento completo y proporcionar al menos una carpeta de tres anillos con todos los procedimientos de la oficina a su personal. Proporcionar a cada miembro del personal con un documento separado, que cubre todos los procedimientos de la oficina de los que son responsables, y asegurar que todo el personal de leer los documentos relativos a los procedimientos de la oficina que llevan a cabo con regularidad.