Sugerencias sobre cómo mejorar los procedimientos de oficina
Todos hemos trabajado en las oficinas caóticas - papeles y otros materiales se han acumulado en pilas, el personal es frustrado e inseguro acerca de sus responsabilidades, y la dirección no están contentos con lo que el personal se están haciendo. ¿Cómo se puede hacer que la oficina funcione sin problemas? Tener procedimientos claros para el personal a seguir ayudará a todo lo demás caída en su lugar - que tendrá una oficina más limpio, el personal felices y más productivos, y mejores gerentes en ningún momento.
Cosas que necesitará
- Computadora
- Papel
- Cuaderno
crear Protocolo
La investigación de las áreas de la organización que no están claras por escrito una encuesta y de estudio personal. Solicitar al personal lo que tienen claro qué es, si se trata de sus funciones y responsabilidades, que se reportan a, o cómo hacer ciertos procedimientos correctamente.
Crear un manual del empleado sobre la base de lo que los empleados necesitan aclaraciones sobre. También incluya políticas de la compañía estándar, incluyendo información sobre el entorno de oficina. El personal tiene que saber que los documentos deben ser presentados en tiempo y forma, de enderezar sus escritorios antes de salir del trabajo, y para hacer su parte para crear un espacio de trabajo limpio.
Video: Cómo mejorar el clima laboral de su empresa.
Crear procedimientos normalizados de trabajo, o SOP. SOP son instrucciones que definen el quién, qué, dónde, por qué y cómo de todas las tareas escritas. Crear un SOP para cada tarea que desea el personal a seguir. Incluir un párrafo de resumen sobre el proceso, paso a paso las instrucciones sobre cómo hacerlo, y una lista de recursos si necesitan más información. Incluye una fecha en el futuro, de 6 a 12 meses, cuando este SOP será revisado y actualizado. También incluya el nombre y datos de contacto de la persona en la organización que se encarga de este procedimiento - de esa manera, el personal sabe a quién contactar para obtener más información. Coloque todos los procedimientos normalizados de trabajo en un cuaderno y ponerlo a disposición de todo el personal para que luzcan un procedimiento si tienen que comprobar algo. Escribir nuevos procedimientos normalizados de trabajo para los nuevos procedimientos que se presentan y añadirlos al libro.
Capacitar al personal y Organízate
Dar el manual del empleado a todos los empleados actuales, tan pronto como esté terminado y para los nuevos empleados cuando son contratados. Los empleados pueden mejorar la forma en que se ejecuta la oficina si saben lo que se espera de ellos.
Video: Estrategias para ofrecer buena atención y servicio al cliente. Curso de ventas # 20
Video: 5 Tips para Mejorar tu Servicio
Capacitar a los empleados en todos los procedimientos normalizados de trabajo que se aplican a ellos. Haga que la persona del personal que se encarga de que el tren procedimiento de otro personal de uno-a-uno o en grupo. Capacitar al personal en todos los procedimientos después de que se han desarrollado, por lo que el personal tenga claras en lo que se espera de ellos cuando se hace este procedimiento.
Mantenga un día de limpieza de todo el personal para conseguir la oficina organizada. Esto no debería tener que hacer a menudo. Después de leer el manual del empleado y de ser entrenado en los nuevos procedimientos normalizados de trabajo, el personal debe tener una idea clara de qué hacer.