¿Cómo puedo elaborar procedimientos de oficina?

El desarrollo de los procedimientos de oficina beneficia a su oficina o negocio, ayudando a usted y su equipo de gestión para estandarizar las operaciones específicas. procedimientos de la oficina ayudan en el mantenimiento de la excelencia del servicio y sirven como una guía que proporciona la información necesaria para garantizar la calidad del servicio. La creación de procedimientos claros y precisos se puede lograr siguiendo la secuencia directa de la planificación del contenido, la escritura de los procedimientos, la producción de un manual o guía y el seguimiento de las revisiones ocurridas en los procedimientos. procedimientos de oficina pueden ser escritos para una función específica o la oficina para la gestión de toda la oficina.

Cosas que necesitará

• Calendario o planificador

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Anote por qué está escribiendo los procedimientos y que va a utilizar los procedimientos. Identificar la frecuencia con los procedimientos, o secciones de los procedimientos, se utilizará. Siendo específico ayuda a concentrarse y estructurar el trabajo de documentación.

Crear un calendario para reunir información sobre las tareas que se llevan a cabo y con qué frecuencia se han completado las tareas. Entrevistar a los expertos la tarea de realizar y registrar los pasos realizados para completar cada actividad dentro de una tarea. Si la creación de los pasos a partir de cero, dibujar un simple diagrama de flujo de los pasos siguen el personal de principio a fin para completar la tarea.

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Determinar cuándo se entregará el documento y si va a estar en un formato en línea o papel. A efectos prácticos, los procedimientos en papel son ideales porque sirven como una guía de referencia fácil y son útiles durante el entrenamiento procedimiento. Tener una estructura de archivos y la convención de nomenclatura de archivos simple es conveniente cuando se crea procedimientos.

Divida a los procedimientos en secciones según la función. Creación de tareas con funciones específicas asigna un papel y la responsabilidad de una persona o departamento, que debe completar la tarea.

Escribir los pasos procesales necesarios para completar cada tarea. El uso de las notas de las entrevistas escritas o grabadas en el paso 2, escriba la actividad secuencial de manera que cualquier persona sería capaz de completar la actividad y la tarea con éxito. Después de documentar completamente las tareas, realizar una revisión ortográfica y revisar el contenido completo. Lo ideal es tener uno o dos expertos comprobar el proyecto de documento para la exactitud.

Hacer las correcciones necesarias y producir una segunda, o final, proyecto. Teniendo en cuenta su fecha de entrega de documentos, efectuar una revisión final del documento y luego producir el documento final para la impresión o de referencia en línea. Tener la copia se coloca en una carpeta de tres anillos de reemplazo de páginas fácil cuando se hacen cambios.