Ejemplo de Procedimiento de la Oficina

procedimientos de la oficina son importantes si desea ejecutar las cosas sin problemas en un entorno profesional, si se trata de un bufete de abogados, oficina o centro de gobierno del doctor. Es importante contar con un procedimiento escrito visibles Cada oficina debe tener un conjunto escrito de procedimientos desarrollados por el supervisor y gerente de la oficina visible en la oficina principal.

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Las horas de oficina debe ser el primero que se menciona, y todos los empleados deben estar en el trabajo a tiempo y preparado para el día. Si un cliente entra a la oficina y nadie es probable que tenga una visión negativa de la empresa y pueden no volver nunca. Además, la oficina debe ser ordenada, limpia y bien equipadas. Asegúrese de una lista de registro y plumas están disponibles para los clientes a firmar, y si es posible, hacer el café y el agua disponible. Las primeras impresiones son todo en un negocio exitoso. Además, cada cliente debe ser tratado con respeto y profesionalismo, tanto si están en la oficina o en el teléfono. Si entra una llamada para un supervisor, el empleado debe recibir toda la información antes de conectarlos a la persona que llama, incluyendo el nombre, la naturaleza de la llamada y el número de teléfono por si se pierde la conexión. Si la llamada es para una cita, se debe averiguar la naturaleza de la visita y hacerles saber lo que está disponible, el asegurarse de obtener un número de teléfono en caso de cancelación. Siempre deben repetir lo que se dice para que no haya confusión.

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Organizar y mantener una estación de trabajo para maximizar la productividad, asegurándose de que haya papel en la copiadora, computadoras están en funcionamiento, el correo se distribuye y se entregan los mensajes. Si su trabajo implica la creación de planes de viaje, asegúrese de saber dónde está su supervisor desea quedarse y tiempos de vuelo registro e información de alquiler de coches y obtener información sobre el clima en el destino de viaje. Siempre consulte con su supervisor antes de reservar planes de viaje. Cuando todas las reservas están completas, imprima dos itinerarios, uno para ti y otro para su supervisor y asegúrese de introducir las fechas de su viaje en el calendario.
Al final del día, repasar las citas con su supervisor y hacerla consciente de sus citas programadas para el día siguiente. Ajuste el contestador automático al correo de voz o al servicio post-hora de responder. Apague todos los equipos, fotocopiadoras, impresoras y computadoras y vaciar la jarra de café y apagar la máquina de café. Por último, asegúrese de que todas las puertas están cerradas antes de ajustar la alarma.