Cómo crear procedimientos de oficina
Sistemas y procedimientos son vitales para el funcionamiento exitoso de un negocio. De acuerdo con Michael Gerber, consultor y autor de más vendidos guía de negocios "El E-Mito," las empresas de sistemas impulsada por ahorrar tiempo, causa menos estrés y ganan más dinero que los negocios impulsados por la palabra y las instrucciones del propietario. Crear procedimientos de oficina es un ejercicio de lógica y organización, lleva a cabo mejor en un orden paso a paso.
Definir el alcance del procedimiento, exactamente lo que el procedimiento está destinado a lograr. Ser razonablemente detallada, pero no tan encumberingly. Por ejemplo, se necesita un procedimiento para manejar el correo entrante que es diferente de un procedimiento para el manejo de correo saliente. No es necesario un procedimiento diferente para el correo basura, facturas, revistas y correo personal. Esas subcategorías se pueden incorporar en la misma partida general.
Definir quién es responsable de asegurarse que el procedimiento se lleva a cabo, incluyendo las fechas límites o líneas de tiempo asociadas con el proceso. La persona responsable no tiene que hacerlo personalmente, pero debe consultar con el delegado asignado para asegurar la terminación e inspeccionar la calidad. Esta definición es mejor asignar a un título en lugar de una persona, incluso si usted sabe que va a estar haciendo el trabajo en este momento.
Video: 018 PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO SEGURO
Enumerar las tareas individuales inherentes a este proceso. Ponerlos en orden cronológico.
Video: procedimiento de trabajo seguro
Escribir una descripción de cada tarea, incluyendo plazos razonables, las herramientas necesarias y las acciones básicas necesarias. Incluir un "estado de culminación" - lo que la tarea se ve como cuando esté terminado. El estado de finalización es de vital importancia para la inspección de trabajo y calificación del desempeño de los empleados.
Video: Manual de Procedimientos
Anote las consecuencias de no completar una tarea dentro del marco de tiempo dado. Esto incluye medidas disciplinarias para el empleado y un plan de contingencia para los problemas que surgen de la falla.