Cómo hacer un lugar de trabajo más eficiente
Un lugar de trabajo eficiente permite un buen flujo de trabajo desde el inicio del proyecto hasta el final. Menos errores y mayor productividad son algunos de los beneficios recibidos de la organización del lugar de trabajo. Hay muchas herramientas y programas disponibles en la actualidad para crear un lugar de trabajo eficiente y organizada. El tiempo dedicado a la mejora de la eficiencia del lugar de trabajo va a ahorrar dinero y tiempo en el futuro. Analizar cómo el tiempo de trabajo se gasta en su negocio. Escribir una lista de tareas que se realizan y la cantidad de tiempo que se tarda en conseguir que se hagan. Crear una lista de errores que se cometen y analizan cómo y por qué ocurren.
Desarrollar procedimientos para cada departamento en el lugar de trabajo. Organizar los procedimientos en un formato escrito como un manual de procedimientos, archivos informáticos o los documentos en la red local de ordenadores. Proporcionar formación a todos los empleados para conocer los procedimientos. Revisar los procedimientos en varias ocasiones durante el año. Actualización de los procedimientos según sea necesario.
Utilizar el equipo adecuado. La investigación de los equipos que está disponible para el funcionamiento de su negocio. comprar el equipo que va a mejorar el rendimiento de sus empleados, y les enseñan cómo utilizar el equipo que utilizan. Impartir clases en el trabajo o el reembolso de ofrecer cursos de formación tomadas en universidades locales.
Crear formularios para estandarizar la información recogida en su negocio. El servicio al cliente debe tener cuestionarios detallados que utilizan para recopilar información. Una forma para cada procedimiento que necesita documentación debe ser creado. Establecer un sistema para la organización y la presentación de estas formas. documentos de archivo en una base diaria.
Hacer el mejor uso de los talentos y pasiones de su empleado. Pedir a sus empleados qué partes de su trabajo que más les guste. Aumentar el rendimiento de los empleados, haciendo coincidir las habilidades y talentos de los empleados a su puesto de trabajo. Capacitar a los empleados para identificar y desarrollar procedimientos para hacer el trabajo más eficiente.
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Haga una lista de tareas de trabajo para cada posición. Identificar las funciones de trabajo que tienen la más alta prioridad. Enseñar a sus empleados para iniciar su jornada de trabajo con el duties- trabajo de más alta prioridad después de esas tareas se han completado, el trabajo en actividades de menor prioridad.
Proporcionar un ambiente de trabajo organizado. Suministrar cada estación de trabajo con las herramientas y materiales que se necesitan para completar las tareas. Mantenga los suministros bien surtidas. Diseñar el área de trabajo para estar tranquilo y ergonómica. Mantenga todas las herramientas y equipos necesarios para las tareas en las zonas de trabajo. Por ejemplo, la máquina de fax debe tener una grapadora, sello de la empresa y los números de fax más utilizados cercanas.
Planificar una agenda de reuniones de la oficina. Mantener las reuniones corto y al grano. Después de la reunión, envíe un correo electrónico al personal con el acta de la reunión. No sostenga una reunión por el simple hecho de realizar una reunión.
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Utilizar la tecnología para ahorrar tiempo. Red de los equipos de su negocio para consolidar y compartir información. Aprender a teleconferencia y distribuir información electrónicamente a los empleados y clientes. Tomar ventaja de internet para explicar sus productos y responder a las preguntas más frecuentes de sus clientes.