Cómo administrar Documentos de proyectos
Al actualizar, guardar, almacenar y compartir documentos, los empleados que trabajan en un proyecto pueden acceder a la información más reciente. Gestión de la documentación también es clave para asegurar que los miembros del equipo de proyecto no están duplicando el trabajo, por lo que los proyectos se completan con mayor rapidez y eficiencia.
Video: Todo tu proyecto en una hoja - Acta de Constitución del Proyecto-Administración de Proyectos-Parte 5
Establecer un formato de archivo de nomenclatura fecha estampada. En proyectos ocupadas documentación se actualiza a diario y la documentación se puede perder si no tiene nombre propio, mediante el establecimiento de un nombre de archivo fecha estampada ahorro de los miembros del equipo de formato puede encontrar las últimas documentación del proyecto. El formato usaría el año, mes y día en que el documento fue guardado por última vez: &ldquo-filename-YYYYMMDD.ext&rdquo-. Un ejemplo de un documento con una última fecha ahorrar del 19 de junio del 2010 será guardado como &ldquo-filename-20100619.ext&rdquo-. Si los documentos se editan y guardan varias veces al día, añadir una marca de tiempo en el fichero de extensión- acuerdo con Fossil-scm.org, marcas de tiempo se pueden añadir a la marca de fecha de la siguiente manera: AAAAMMDD-HHMMSS- HH para la hora, MM para el minuto y SS para la segunda.
Guardar documentos en las mismas ubicaciones de carpeta. Ahorro de documentación en la misma carpeta con un formato de guardar archivos permitirá a los miembros del equipo para recoger la documentación más reciente de editar o revisión.
Tener una actualización de documentos persona. Si los miembros del equipo no son capaces de seguir correctamente el formato de guardar archivos o están perdiendo constantemente actualizaciones de documentos, tener la documentación al día una persona puede resolver este problema. El proceso sería para todas las actualizaciones de documentos que pasar por una persona asignada quien recopilar y actualizar toda la documentación de los miembros del equipo de revisión.
Video: CPMX3 - Cómo hacer la documentación de tu proyecto
Organizar la documentación de las fases del proyecto. Los proyectos que se ejecutan durante un período prolongado de tiempo, tener múltiples fases, por lo que la organización de la documentación para que coincida con las fases del proyecto es un método eficaz para la gestión de documentos.
Organizar la documentación de los requisitos del proyecto. Los proyectos complejos tienen requisitos significativos, por lo que la gestión de la documentación sobre la base de los requisitos del proyecto ayudarán a organizar la documentación del proyecto en base a los requisitos. Establecer dentro de la carpeta del proyecto los diversos requisitos del producto y coloque sus documentos de apoyo en esas carpetas, y clasificar los documentos por el formato de guardar archivos.
Utilice el software para gestionar los documentos del proyecto. La gestión de la documentación de forma manual puede ser abrumador debido a la cantidad de documentos para actualizar, las diversas convenciones de nombres y ubicaciones. El uso de software para gestionar la documentación del proyecto puede ser más fácil ya que el software se encargará de las revisiones, actualizaciones de ilustrar y asegurar que la documentación no se actualiza al mismo tiempo. ejemplos de gestión de documentos y software de colaboración son Microsoft SharePoint para medianas y grandes empresas- Aconex para la construcción y Proyectos de ingeniería y gestión de documentos para la OpenDocMan libre.
Video: ¿En qué consiste la gestión documental?
Copias de seguridad de documentos con regularidad. Parte de la gestión de documentos es asegurar que la documentación está respaldada regularmente. Copia de seguridad de documentos asegura que incluso si se pierde la documentación, se puede recuperar.
documentación segura con diferentes niveles de acceso. Parte de la gestión de documentos es la obtención de documentos de varios usuarios al proporcionar niveles de acceso para leer, escribir, borrar o los tres. Este nivel de acceso se puede establecer en el documento guardando el documento como leer, leer y escribir. Esta función de ahorro se realiza mediante el uso de la &ldquo-Guardar Como&rdquo- función dentro del documento.