Directrices Introducción llamada de conferencia

Las llamadas de conferencia son uno de los ejecutivos y los empleados maneras se reúnen para hablar de negocios. Ya sea que estén en la misma ciudad o dispersos por todo el mundo, las llamadas de conferencia hacen posible llevar a todos juntos en una habitación, en tiempo real. Hay varios pasos que puede tomar para asegurar una conferencia productiva e informativa.

Una vez que haya establecido una fecha y hora para su conferencia telefónica, usted debe tomar las medidas adecuadas para prepararse para la reunión. Si usted es el líder de la conferencia, completar una agenda para la llamada en conferencia y lo distribuirá a los asistentes, mucho antes de la fecha programada. Su agenda de la reunión debe incluir la fecha y la hora. Es una buena idea para incluir la zona horaria en su agenda para las personas que pueden estar fuera de su ubicación. El programa también debe incluir la hora de inicio y final de la reunión y una breve descripción de cada tema en orden de prioridad, junto con los nombres de las personas que son responsables y el tiempo de asignación propuesto para cada tema. Si la conferencia requiere ningún tipo de preparación previa a la reunión, haga una lista con claridad estos requisitos en el orden del día.

Pruebe sus líneas para asegurarse de que tiene una conexión activa y clara. Si está utilizando un teléfono inalámbrico, asegúrese de que el teléfono esté totalmente cargado antes de la reunión. Llegar a la conferencia por lo menos cinco minutos de antelación.

Si usted es un asistente, recibirá un número de conferencia desde su líder. Llame a la línea de la conferencia. Se le pedirá que introduzca su número de la conferencia. Una vez que haya introducido el número, se le pedirá que diga su nombre. Es evidente que diga su nombre y apellido. Es posible que tenga que pulsar la tecla numeral (#). Una vez que haya completado este proceso, el sistema le dirá que va a unirse a la conferencia y le informará de cuántas personas están asistiendo actualmente. Si ha llegado antes de que el líder, usted será colocado en un modo de espera hasta que llegue el líder.

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Escuchar antes de hablar. Si el líder ha llegado pero aún no se ha iniciado la sesión, es posible que escuche una conversación lado sutil. En una voz agradable, saludar y presentarse. Coloca el teléfono en silencio hasta que comience la reunión. Si usted no tiene un botón de silencio, utilice las funciones de muting que son proporcionados por la línea de la conferencia.

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Cuando comienza la reunión, el líder va a tomar la votación nominal. Cuando el líder dice su nombre, reconocer su presencia de una manera clara y profesional, tales como "Sí, estoy aquí" o "Hola. Este es ...." El líder puede solicitar que se identifique brevemente a sí mismo a los demás asistentes. Si es así, diga su nombre y dar una visión de 20 a 25 segundos de su trabajo en lo que respecta a la llamada. Mantenerse breve, hablar con claridad y siendo profesional.