Cómo planear una llamada de conferencia
Cómo planear una llamada de conferencia. En el mundo empresarial, las reuniones son una parte vital de la comunicación. Una forma de llevar a cabo reuniones en las que los participantes pueden estar en diferentes oficinas, o incluso diferentes partes del mundo, es mediante la programación de una conferencia telefónica. A pesar de las llamadas de conferencia pueden ser una manera conveniente para comunicarse, hay algunos pasos que debe seguir para planificar un éxito. Siga estos consejos para planificar una conferencia telefónica.
Decidir sobre una fecha y hora para su conferencia telefónica. Asegúrese de tomar alguno de los participantes que residen en diferentes zonas horarias en cuenta al planificar el tiempo. Usted no desea planificar una conferencia telefónica durante un tiempo antes o después de sus colegas que normalmente sería en la oficina.
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Arreglos para un número de llamada de conferencia del centro de conferencias de su empresa, o ponerse en contacto con un proveedor en línea que facilita las llamadas de conferencia. Esto a menudo implica el establecimiento y cuenta y el pago de una pequeña cuota, pero es una opción conveniente si su empresa no ofrece servicios de conferencia.
Preparar una solicitud de reunión detallando la fecha, la hora y el tema propuesto. Este debe ser enviado por correo electrónico a los participantes de la multiconferencia varias semanas antes de tiempo para darles tiempo suficiente para dar cabida a la llamada en conferencia. Asegúrese de incluir instrucciones de marcado específicos y los números PIN de los participantes necesitarán para acceder a la llamada.
Crear una agenda para la conferencia telefónica. Su programa debe cubrir lo que le gustaría la llamada de conferencia para lograr, lo entregables serán necesarios después de la llamada y el que los participantes serán responsables de los pasos a seguir.
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Enviar el orden del día y cualquier información suplementaria los participantes tendrán que revisar varios días antes de la llamada. Usted puede incluir hojas de cálculo o informes que proporcionan antecedentes para el tema que va a tratar.
Seguimiento personalmente con alguno de los participantes que no han recibido la confirmación desde el día antes de la llamada de conferencia. Una llamada telefónica es mejor en este caso, ya que el participante no puede haber recibido su correo electrónico con la solicitud de reunión.