Cómo dirigir una llamada en conferencia con éxito
A pesar de todas las nuevas tecnologías disponibles actualmente en el mundo laboral, una de las formas más sencillas y baratas para hacer que la gente en diferentes lugares juntos para una reunión sigue siendo la llamada de conferencia. Si usted es llamado a dirigir una llamada de conferencia, hay algunos pasos que puede tomar para asegurarse de que la llamada es un éxito.
Cosas que necesitará
- Computadora
- Altavoz o Teléfono con capacidades de llamada de conferencia
- Bolígrafo o un lápiz
- Bloc
Asegúrese de que la fecha y hora de la llamada de conferencia es claro para todas las partes. Llame o correo electrónico la información a los participantes. El seguimiento con un recordatorio el día antes de la llamada. La organización es clave para llevar una exitosa conferencia telefónica. Organización comienza con el líder antes de que comience la llamada.
Escribir un programa y distribuirlo a todas las partes por correo, correo electrónico o correo interno. Esto ayudará a preparar a los participantes de la conferencia. También le da al líder de un esquema a seguir durante la llamada.
Arreglos para realizar la llamada desde una oficina tranquila. Cerrar la puerta de la oficina. Desactivar la llamada en espera y sistemas de localización durante la llamada. No comas o bebas. No escriba, que puede hacer ruido. Tomar notas de lápiz y papel. Evitar el ruido del papel.
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Identifíquese en la apertura. Haga que cada participante presentarse a sí mismo. Anote el nombre de cada participante para que pueda hacer frente a los participantes por su nombre cuando se quiere hablar con ellos. Recuerde que los participantes no pueden verse entre sí, y no se puede ver.
Cumplir con su agenda escrita. Reinar en conversaciones que empiezan a ir por la tangente. Si surge un problema que debe tenerse en cuenta, a los participantes información de contacto para el seguimiento relacionados más adelante. Programar el tema de una conferencia telefónica después.
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Haga preguntas específicas y dirigir la pregunta a una persona por su nombre. No haga preguntas abiertas, tales como, "¿Algún comentario?"
No permita que más de una persona para hablar a la vez. Dos personas hablando a la vez es demasiado confuso para los otros oyentes. También es cortesía común tener sólo una persona habla a la vez. Además, algunos teléfonos con altavoz recortarán si dos personas hablan al mismo tiempo.
Envolver las cosas brevemente, resumiendo lo que se ha discutido. Dar su información de contacto en caso de que los participantes tienen preguntas o comentarios de seguimiento.