Cómo organizar una llamada de conferencia
Las llamadas de conferencia son útiles para la organización de una reunión con un grupo de personas en diferentes lugares que necesitan para tomar decisiones. Un grupo de abogados puede necesitar para conocer y decidir una estrategia para el caso de su cliente, o un grupo de solteras puede estar tratando de planear una boda ducha. Una llamada de conferencia puede ayudar a un grupo de personas que toman decisiones en cuestión de minutos, lo que podría llevar días por correo electrónico y podría ser imposible de hacer en persona.
Cosas que necesitará
Teléfono- software de programación de reuniones,
Identificar a las personas que necesita para invitar a la conferencia telefónica. A continuación, dar prioridad a la importancia de la asistencia de cada persona. Si hay tres o cuatro personas que llaman en su conferencia telefónica, dando prioridad a la lista de invitados puede no ser importante. Pero si usted está invitando a seis o más personas, es más probable que no habrá problemas de agenda. Asegúrese de que los encargados de tomar decisiones importantes serán capaces de asistir.
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Póngase en contacto con los asistentes importantes para identificar los conflictos de programación. Averiguar si y cuando esas personas estarán fuera de la ciudad durante un período prolongado de tiempo, en un avión y no está disponible para llamar en o de lo contrario no puede asistir. Organizar su tiempo de reunión en torno a estos conflictos.
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Enviar una invitación a todos los asistentes. Utilizar el correo electrónico, Evite u otro programa de software de invitación. Microsoft Outlook puede programar la reunión, enviar invitaciones y permitir que los invitados a aceptar o rechazar. Obtendrá rápidamente una idea general de que pueda asistir y que no pueden. Los invitados pueden tener sugerencias sobre los tiempos que funcionan mejor para ellos, y también se pueden enviar temas del programa en sus respuestas a la solicitud de reunión. Revisar su invitación en base a los comentarios que recibe.
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Programar su reunión a través de un servicio de llamadas en directo. Hay varias compañías que se especializan en la organización de las llamadas de conferencia, como la inclusión FreeConference y InstantConference. Si su compañía a menudo conferencia horarios llama, averiguar si su compañía tiene un contrato con un servicio de ayuda en particular.
Enviar la invitación a todos los asistentes finalizado. Enviar la invitación, incluso a las personas que pidieron la convocatoria de reunión original, en caso de que más adelante se dispone. Asegúrese de incluir toda la información pertinente en la invitación, incluyendo la fecha y hora de la llamada, el código de país y número de teléfono que los participantes deben utilizar, así como los códigos de participantes necesarios. También incluya su número de contacto para que los asistentes puedan ponerse en contacto con usted directamente si tienen problemas de marcar en.
Consejos & advertencias
- Si usted nunca ha utilizado un servicio de conferencia de llamada antes, pregunta sobre la claridad de las llamadas y la facilidad de uso. Hay algunos servicios gratuitos y algunos que cobran una tarifa. Comparar los precios de los servicios de pago y decidir que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.