Componentes de un sistema de nómina

Para asegurarse de que cumplen con Servicio de Impuestos Internos (IRS) regulaciones y leyes estatales y los gobiernos locales, las empresas deben incluir los empleados clave y la información de la compañía en sus sistemas de nómina. Creación y funcionamiento de los diferentes componentes que integran un sistema de nómina requiere la debida diligencia y conocimiento adecuado de la legislación fiscal. Como resultado de ello, es frecuente que las empresas contratan a un consultor, contador o nómina de servicios externos para depositar el pago de impuestos, el proceso de W-2, gestionar los planes de jubilación y de cobertura y realizar otras tareas relacionadas con la nómina.

Durante el nuevo proceso de contratación, las empresas deben recopilar información como formas de seguro médico y W-4 para determinar lo que debe ser deducido de un cheque de pago employeersquo-s. Estas formas también proporcionan los empleadores con información crucial, como el employeersquo-s número de la Seguridad Social y su importe de la retención para los propósitos de impuestos federales y estatales. El sistema también debe realizar un seguimiento y cambios en el proceso realizado al estado employeersquo-s exención de impuestos, pensiones, planes de seguros o fondos de retiro.

Como parte del nuevo proceso de contratación, sistemas de nómina incluyen un componente que designa qué empleados son a tiempo completo, a tiempo parcial y contratistas. La clasificación de los trabajadores en un sistema de nómina es importante ya que los altos gravámenes gubernamentales sanciones a las empresas que categorizan los empleados de forma incorrecta.

Sin el conocimiento del número de horas que un empleado ha trabajado, los empleadores no pueden determinar a qué prestar un empleado. Mientras que algunos trabajadores se les paga un sueldo, otros son compensados ​​por hora o designados como los empleados no exentos. sistemas de nómina incluyen información de parte de horas o áreas donde hora por hora y no exentos de los empleados se registran y se revisaron para la exactitud. La información puede ser recogida a través de un reloj de tiempo computarizado, reloj sello de tarjetas perforadas o papel de horas.

Video: Como liquidar nomina en excel

Aunque el IRS proporciona a las empresas con tablas de impuestos para el cálculo de las retenciones de los empleados, los proveedores y los sistemas informáticos de nóminas también puede suministrar esta información. Los empleadores deben considerar del año hasta la fecha de las ganancias anuales, los niveles salariales y subsidios fiscales al resumir los impuestos aplicables. Además, los sistemas de nómina deben calcular las deducciones realizadas a través de planes de pensiones, 401 (k) s, planes de seguros, cuotas sindicales y embargos. El departamento de nómina también supervisa los préstamos y otras deducciones que tienen cantidades máximas y cesa deducciones salariales cuando la cantidad total ha sido pagado.

Video: ¿Cómo actualizar los sistemas CONTPAQi?

El registro de nómina resume ingresos de los empleados e información de deducción en una entrada de diario que se inserta en el libro mayor a efectos contables y de investigación general. registros de nómina también se utilizan para crear informes de impuestos. Estos documentos son preparados por personal de nómina o se generan mediante sistemas informatizados de nóminas.

De vez en cuando, las empresas emiten cheques de pago manuales a los empleados entre los períodos de pago a causa de la terminación o un error de nómina. sistemas de nómina deben dar cuenta de la cantidad del cheque en el registro de nómina a efectos fiscales y presentación de informes. Esto asegura que el importe de la retención de impuestos employerrsquo-s se reconcilia con deducciones del empleado.