Normas Uniformes para la gestión de documentos
La gestión de documentos es el proceso que usan las organizaciones para crear, controlar y seguro, almacenar, recuperar, compartir y destruir documentos en todas sus formas. En la era de la proliferación de información, los rápidos cambios tecnológicos y las cuestiones de seguridad, las organizaciones que establecen los sistemas de gestión de documentos deben tener en cuenta no sólo las buenas prácticas comerciales, pero las reglas, regulaciones y normas promulgadas por el gobierno y los organismos internacionales.
Regla Haciendo Entidades: Financiero
entidades federales numerosas regulaciones de emisión que requieren las organizaciones para cumplir con las normas de gestión de documentos. El siguiente es un resumen de dichas entidades, los tipos de organizaciones que tienen un impacto, y la ley o regulación.
La Comisión de Bolsa y Valores de la SEC 17a-4 proporciona reglas de gestión de documentos para los corredores, analistas y otros involucrados en la bolsa de valores.
La Ley Sarbanes-Oxley en las Secciones 404 y 409 impactos de gestión de documentos de todas las empresas que cotizan en bolsa, así como las firmas de contabilidad, los auditores y los que participan en la negociación de valores.
La compensación de cheques de la Ley de siglo 21 (Check 21) regula el manejo de cheques y se aplica a la industria bancaria. Es administrado por la Reserva Federal.
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La Ley Gramm-Leach protege la información financiera de los consumidores en poder de las instituciones financieras y es administrado por varias agencias federales.
La Asociación Nacional de Distribuidores de Valores (NASD) Regla 3010 y Bolsa de Nueva York (NYSE) Regla 342 son administrados por la Comisión de Valores y regular los requisitos de mantenimiento de registros que tienen que ver con las comunicaciones electrónicas para los miembros de estas dos organizaciones.
Reglas de Cuidado de la Salud
La Ley de portabilidad y accesibilidad de Seguros de Salud (HIPAA) se aplica a grupos tales como médicos, hospitales, compañías de seguros y los empleadores que participan en la recopilación o transmisión de la información del paciente. Es administrado por el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU..
21 CFR 11 es la sección del Código de Regulaciones Federales administrados por la Food and Drug Administration de EE.UU. y hacer frente a los registros electrónicos y firmas electrónicas. Esta sección impactos de la salud y las compañías farmacéuticas.
Reglas militares
El Departamento de Defensa de los reglamentos (Departamento de Defensa 5015.2, versión 2) definir los requisitos para el software de gestión de registros adquiridos por el Departamento de Defensa. Otras entidades gubernamentales también utilizan este estándar para su software de gestión de registros.
Otras Reglas Federales
Las Reglas Federales de Procedimiento Civil rigen la forma en bufetes de abogados manejan la información relacionada con los procedimientos legales.
El Servicio de Impuestos Internos Rev. Proc. 97-22 establece normas para el sector de servicios financieros de almacenamiento electrónico y la transferencia de información de los contribuyentes, y los impactos.
La necesidad de reglas
Los estadounidenses dependen de los organismos reguladores para asegurar protecciones están en su lugar para mantener la información personal segura, proteger las transacciones financieras y ejercer el control adecuado sobre los que tienen control sobre los activos de alimentos, drogas, financieros y de salud de la nación. infraestructura de información de la nación es vital para su defensa y también debe ser protegido.
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La estandarización de la gestión de documentos se extiende más allá de Estados Unidos. entidades no gubernamentales como la Organización Internacional de Normalización y el trabajo de la API de administración de documentos para estandarizar los procesos y las acciones para los sistemas de gestión de documentos con el fin de garantizar la seguridad y la disponibilidad de los registros de información cuando se necesitan.