La definición de la gestión de registros

La administración de registros es una función imprescindible de empresas, organizaciones sin fines de lucro, agencias gubernamentales, agencias sociales, médicos, comercio, financiero, escuelas, colegios y universidades y todos los otros tipos de entidades que generan información que necesita mantenerse por un período de tiempo definido. hogares individuales también tienen que practicar una buena gestión de registros. La administración de registros es, además, un proceso sistemático, organizado, planificado y controlado de la gestión o seguimiento del ciclo de vida de los documentos. Un registro puede ser un objeto de papel tangible o puede ser en forma digital o electrónico. Los registros pueden ser mantenidos en, documentos financieros, médicos informativos, formales, documentos de oficina, nóminas, las formas de gobierno y correos electrónicos entre cientos de otros tipos de registros. La administración de registros se ocupa de las tres fases del ciclo de vida de los documentos: La creación o la recepción de un RECORD- el mantenimiento, el almacenamiento seguro, recuperación o de uso general de una RECORD- disposición de un registro.

Video: ISO 9001:2015

Creación o recepción de registros es lo que crea la demanda de gestión de registros. Ya se trate de una solicitud de empleo, una factura o un informe de control de inventario, una vez que se ha creado el registro, todas las demás operaciones o funciones de gestión para ese registro tienen que ser empleados. Una de las funciones del proceso de gestión de registros es determinar el flujo del registro una vez que se ha creado o recibido. Que tiene que ver el registro? ¿A dónde va el registro después de todo el mundo ha visto o ha actuado en el expediente (como la grabación de un pago a cuenta)? ¿Quién es responsable de garantizar el almacenamiento seguro del disco? Todas estas preguntas necesitan respuestas bien comunicada.

Video: ISO 9001. Control de los registros en un sistema de gestión de la calidad

Video: LISTADO MAESTRO DE DOC Y REGISTROS

Mantener el registro implica el desarrollo de las operaciones para almacenar el registro. Una serie de consideraciones han de realizarse al almacenar los registros, incluyendo la realización del registro disponible para su recuperación por aquellos que necesitan hacer referencia a la información o tiene acceso a la naturaleza personal del registro. La otra cara de creación del disco disponible es que denota que no pueden tener acceso al registro. Cuando el registro está fuera de su almacenamiento, es vital para la buena gestión de registros para tener un sistema en el lugar para determinar quién tiene el registro, en el que tienen el registro y cuando tienen la intención de devolver el expediente. Garantizar el retorno adecuado del disco es también una parte importante del sistema de gestión de registros. El almacenamiento seguro de registros puede incluir almacenar copias digitales de cada registro fuera de las instalaciones en otra oficina o en una caja de seguridad en el banco. Los registros deben ser almacenados en un lugar seco, fresco para evitar daños en papel o copias electrónicas. Procesos de archivo son parte de la fase de mantenimiento de la gestión de registros. Determinar cuando un registro se convierte en elegible para el archivo es parte de la gestión de documentos. Selección de donde se archivan los registros y la duración de los registros se archivan también son parte de esta función. Algunos registros, tales como registros históricos pueden mantenerse durante toda la vida y, a veces más allá de la empresa. Para las ciudades, estados y municipios, los registros históricos pueden tener que ser almacenados durante un período indefinido de tiempo.

Disposición de los documentos en el marco de tiempo adecuado es fundamental. La eliminación de la mayoría de los registros debe ser completado por trituración. Consideraciones para la eliminación incluyen la determinación de cuánto tiempo el registro tiene que ser almacenado. El marco de tiempo para el mantenimiento de registros depende de la naturaleza del registro. Algunos de almacenamiento de registros es dictada por las regulaciones gubernamentales, tales como los registros de impuestos, algunos de los bancos para la gestión de préstamos y algunos por las directrices legales, tales como documentos de constitución. También incluye la determinación de cómo los registros se desechan como por trituración dentro de la empresa o la contratación de una empresa externa para triturar y el desarrollo de un sistema de seguimiento de la eliminación también puede ser útil. Listado que registra por categoría en la que desecharse, la forma en que fueron eliminados y donde puede ser beneficioso para la gestión a largo plazo registros. Además, la implementación de un mecanismo de cierre de sesión para la eliminación de documentos puede ayudar a garantizar a todos los que tiene que saber lo sabe antes de que los registros se destruyen.

Varias otras opciones para dar cabida con un sistema de gestión de registros incluyen documentar y comunicar las políticas y procedimientos relacionados con toda la gestión de registros, el desarrollo y la implementación de mecanismos y procedimientos de control para todas las fases de gestión de registros y mantenimiento de los sistemas de gestión de registros simple y fácil de comunicar y fácil administrar.

Video: Control de documentos de un sistema de gestión de la calidad. ISO 9001 (Req. 4.2.3)

Hay cientos de recursos disponibles para aprender la gestión de registros eficaz. escuelas técnicas, colegios y universidades, la formación en línea y libros de referencia abundan en la librería o en la universidad local de librería que puede ayudar con el desarrollo de un sistema eficaz y respetuoso de la ley de gestión de registros. También compruebe siempre locales, estatales y federales con respecto a normas específicas para la gestión de documentos.