Cómo desarrollar un Plan de Cambio Gestión de Proyectos

La gestión del cambio se centra en los cambios que los miembros de una organización cara durante una transición relacionados con la empresa. Para la gestión del cambio que se ha completado sin problemas, herramientas, procesos y planes deben estar en su lugar para mitigar los posibles preocupaciones y los problemas previstos. Un plan de proyecto de gestión del cambio es esencial. Sin un plan para ayudar a la transición a los empleados a sus nuevas funciones, los empleados se sentirán confundidos y sin preparación, y el negocio global podrían ser afectados.

Designar un equipo de gestión del cambio. Esto puede incluir a los miembros de su organización o consultores externos que están familiarizados con el proceso de gestión del cambio. Como mínimo, este equipo debe incluir una persona familiarizada con todas las áreas de su organización, así como un experto en la gestión del cambio. Este equipo debe estar preparado para explicar los cambios destinados a la organización, mitigar los problemas que surgen durante la transición y determinar el éxito de la transición cuando el cambio se haya completado.

Analizar el plan de su empresa ha definido para pasar de la actual estructura organizativa de la estructura organizacional planeado. Decidir cuántos pasos son necesarios. A menudo, una empresa no puede ir directamente desde un organigrama a otra- el plan debe ser implementado paso a paso.

Video: Oficina de Gestión de Proyectos PMO

Por ejemplo, su empresa quiere hacer la transición de una organización que está dividido por regiones a una organización que está dividida por departamento. En este momento, cada oficina local administra su propio marketing, ventas y fabricación. El objetivo de la compañía es dividir la compañía en tres departamentos completos, integrados: marketing, ventas y fabricación. La empresa puede empezar por la integración de la comercialización, seguido de ventas y fabricación. Esta transición gradual es menos riesgoso, y menos abrumadora, que la transición de los tres departamentos de una sola vez.

Video: Gestión de una Oficina de Proyectos

Crear un plan de comunicación integral. Determinar cómo todos los empleados de la compañía pueden ser notificados de los próximos cambios. Sin una comunicación adecuada, los empleados pueden no ser conscientes del cambio y no pueden hacer la transición adecuadamente según sea necesario.

Video: Planificación de Proyectos de Construcción

Crear una línea de tiempo de los principales cambios que se producirán durante el proceso de gestión del cambio. Esto debe ser detallada e incluyen grandes y pequeños detalles. La línea de tiempo debe incluir aspectos tales como:

1. Comunicar los cambios previstos con la organización
2. Reunirse con miembros del equipo de marketing para explicar cómo sus responsabilidades cambiarán
3. Diseñar e instalar el nuevo diseño de oficina para los empleados de marketing
4. Los empleados de marketing transición a sus nuevos lugares de trabajo (período de 3 días)
5. Cumplir con los empleados de marketing campo Para cualquier pregunta
6. Teleconferencias semanales para discutir cualquier preocupación que surgen

Enumerar las posibles preocupaciones y problemas que puedan surgir durante el proceso de cambio. Esto incluye la insatisfacción de los empleados, la confusión de los empleados y paralización de los procesos de trabajo de todos los días. Crear un plan de contingencia para cada revés potencial.

Recopilar toda la información de gestión del cambio en un informe para presentar al equipo directivo de su empresa. Prepárese para preguntas o cambios sugeridos desde el equipo de gestión. Esté preparado para defender sus sugerencias, y aceptar el hecho de que todos los planes de gestión de cambio no puede ser aceptado por la alta dirección. Cuando se requieren cambios, modificar el plan de proyecto de gestión del cambio para incorporar todas las revisiones.

Discutir los próximos cambios con cada equipo de gestión local dentro de la organización después de la autorización de la dirección se adquiere, pero antes de que los cambios se apliquen oficialmente. Presentar cada gerente con un informe de cambios que afectarán a su departamento para que pueda explicar los cambios en su equipo. Pedir a cada gestor de informar cualquier preocupación potencial que pueden haber sido pasados ​​por alto para que puedan dirigirse, y el plan de gestión del cambio se puede ajustar o cambiar según sea necesario.