Empleado Requisitos de retención de archivos

Retención de los empleados del archivo y el mantenimiento de registros son dos de los aspectos más importantes de la gestión de una empresa exitosa. Además, el incumplimiento de las leyes federales y estatales que rigen los registros de empleo es un dilema ningún empleador espera encontrar. Por lo tanto, el personal de recursos humanos son responsables de mantenerse al tanto de las leyes y reglamentos relacionados con archivos de los empleados, la documentación y la información del personal para la protección de activos de la empresa y justificar las acciones de empleo.

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El Servicios de Impuestos Internos establece normas para retener la documentación de empleo. En los empleados de eventos o los empleadores necesitan datos históricos para revisar los impuestos pagados en nombre de los empleados o para corregir categoría errónea o pagos de impuestos que faltan, el acceso a los registros de los empleados es crucial. Publicación del IRS 583 direcciones de varios requisitos de mantenimiento de registros, incluyendo directrices para la retención de registros en el caso de la reconciliación de pago de impuestos. registros de los empleados que contienen los pagos de impuestos se deben conservar durante cuatro años a partir de la fecha de los impuestos se pagan o efectivamente pagado. Publicación 15 contiene una lista exhaustiva de los registros de empleo adicionales que también se deben conservar durante cuatro años. Los requisitos de retención incluyen salarios de los empleados, las extremidades, las pensiones y annuity- de contacto empleado Information- W-2 copias y volvieron W-2 formas- y los pagos realizados a los empleados por el tiempo de enfermedad.

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La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo EE.UU. (EEOC) hace cumplir las leyes laborales y de empleo que prohíben la discriminación basada en la raza, color, sexo, origen nacional, religión, la información genética y la discapacidad. Una división de la EEOC también requiere que ciertos empleadores a presentar un informe anual de EEO-1 que proporciona números agregados para los empleados, ordenados por la raza, categoría laboral y el sexo. El informe EEO-1 se basa en los registros del censo de los empleados y las formas de EEO voluntarios completados por los empleados durante el proceso de selección. Además, hay casos en que los empleados presenten quejas formales de prácticas laborales desleales ante la EEOC. A los efectos de preservar la evidencia relacionada con la solicitud del trabajador, directrices EEOC requieren que los empleadores para mantener los archivos de empleo para la duración de la queja o litigios pendientes. En circunstancias normales, sin embargo, los empleadores están obligados a conservar los registros de empleo por un año desde la fecha de creación del registro.

El Departamento de Trabajo, División de Salarios y Horas EE.UU. hace cumplir la Ley de Normas Razonables de Trabajo (FLSA), que obliga a cantidades mínimas de salarios federales, disposiciones sobre horas extraordinarias, el trabajo infantil y los registros de clasificación de los empleados relacionados con el empleo exentas y no exentas. la retención de registros empleo varía según el tipo y el contenido del registro de empleado. La información relativa a la información de salarios a partir de los salarios iniciales y entre ellos y los ajustes salariales subsiguientes deberán conservarse durante dos años-, sin embargo, más extensos requisitos se aplican a una gama más amplia de registros de empleados. Los registros que se deben conservar durante tres años constan de datos personales del empleado, los salarios, bonificaciones, deducciones, el tiempo y horarios de pago y ocupación o categoría de trabajo.

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Las leyes que rigen la retención de los informes de seguridad, lesiones y fatalidades del lugar de trabajo son impuestas por la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional EE.UU. (OHSA). Los recursos humanos del personal que mantienen registros de OSHA son responsables de identificar todos los incidentes que se relacionan con la seguridad del trabajador. registros de OSHA deben ser precisos y, además, debe ser mantenida durante un largo período de tiempo. Cinco años desde el momento de la lesión o incidente, un especialista en seguridad y riesgo debe conservar los registros relacionados con la causa, el alcance y la resolución de la lesión o la muerte. Estos registros están disponibles para los inspectores de OSHA para revisar en cualquier momento, dado aviso razonable.