Cuánto tiempo mantener las cuentas a pagar Records?

Registros de cuentas por pagar son documentos importantes para una persona o empresa. Lo ideal sería que su empresa debe implementar un sistema de almacenamiento o presentación que permite a los propietarios y demás personal para recuperar los recibos y registros para activos y cuentas cuando sea necesario. Mientras que su negocio no tiene que mantener sus registros de cuentas por pagar de forma permanente, debe mantenerlos durante al menos 10 años.

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Cuánto tiempo debe mantener registros de su negocio en el archivo depende de la acción, gasto o eventos documento notas, de acuerdo con el Servicio de Impuestos Internos. Los documentos que se refieren a las transacciones y pagos deben mantenerse durante al menos 10 años, según la web financiera. Dichos documentos incluyen declaraciones bancarias, contratos, registros de cuentas por cobrar y pagar y cheques cancelados.

La razón principal para mantener registros de cuentas por pagar es si alguien tiene una pregunta acerca de una venta o un contrato de edad. En tales casos, es necesario ser capaz de localizar artículos relacionados con la venta o el contrato de manera oportuna. Tener acceso a los registros de cuentas por pagar también es importante en caso de que un cliente o empleado demanda a su empresa.

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El IRS sugiere la celebración en los registros que soportan una partida de ingresos o deducciones en una declaración de impuestos hasta que el período de prescripción para que el retorno se agota, que es el período de tiempo en el que se puede enmendar su declaración de impuestos para reclamar un crédito o reembolso. Esto significa que debe tener registros de cuentas por pagar disponibles para que pueda documentar ganancia o pérdida en la venta o disposición de un activo para la duración del tiempo en que el activo permanece en servicio. Después, usted debe mantener todos los registros y recibos relativos al activo por otros tres años adicionales, de acuerdo con QBalance.com.

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Para maximizar el espacio y minimizar la posible pérdida de los registros de incendio, robo o destrucción, su negocio puede desear ir sin papel. Mediante la transferencia de registros de cuentas por pagar a un sistema de archivo electrónico, su empresa puede reducir los costos administrativos y el tiempo del personal. Los programas están disponibles en línea y localmente en tiendas de suministros de oficina. Se aplican tarifas, y varían ampliamente dependiendo del programa. cuentas por pagar sistemas automatizados proporcionan a menudo la facturación electrónica, servicios de pago y de seguimiento / informes en línea.