¿Cuánto tiempo cree usted guardar registros financieros corporativos?

registros comerciales deben mantenerse para su eventual revisión por miembros de la junta corporativa, contadores de las empresas, el Servicio de Impuestos Internos, y en un caso raro, bancos y tribunales. El almacenamiento de información financiera requiere una organización y un montón de espacio físico. Por lo tanto, ninguna empresa quiere mantener registros financieros más largos de lo necesario. Dicho esto, es prudente mantener todos los registros que podrían ser necesarios para justificar las declaraciones, transacciones y declaraciones de impuestos.

estados financieros mensuales y trimestrales corporativos deben mantenerse durante al menos tres años.

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Los archivos que muestran las ventas, tales como cintas de caja registradora, órdenes de compra y facturas de clientes, deben mantenerse durante seis años. Los pagos efectuados a pagar impuestos, FICA, la retención de impuestos para los empleados, compensación de trabajadores y otros pagos relacionados con el personal deben ser almacenados de forma segura. Además, guarda registros bancarios de transacciones, el mantenimiento de los cheques emitidos y los depósitos realizados.

Todos los registros relativos a los empleados deben mantenerse de forma indefinida, incluidos los registros de pensiones. Si un archivo de los empleados más allá de las prestaciones por desempleo, solicitar un nuevo puesto de trabajo, o si tiene preguntas que datan de su tiempo de trabajo, estos registros deben ser accesibles.

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Todos los documentos relacionados con las empresas deben mantenerse indefinidamente, incluso si la empresa ya no está en el negocio. Estos documentos incluyen el certificado de incorporación, tablero de actas de las reuniones, director de contratos de trabajo, las transacciones de acciones, patentes, marcas comerciales y cualesquiera documentos del caso judicial. Los registros de los activos de sociedades y cuentas por cobrar y por pagar deben mantenerse indefinidamente.

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El IRS requiere que los registros que demuestren los ingresos y deducciones se mantendrán hasta que se alcanza el estatuto de limitaciones, que es de tres años a partir de la fecha de presentación. Sin embargo, Jude Coard, socio de impuestos en la firma de contabilidad Berdon L.L.P., recomienda retener copias de las declaraciones de impuestos y los pagos realizados a pagar impuestos de forma indefinida.