Categoría sugerencias para organizar archivos de negocios

Dividiendo sus archivos de negocios en categorías es una gran ayuda en la organización de su oficina y hacer que funcione más eficientemente sobre una base diaria. Separar sus archivos de negocios por categorías específicas, como la gestión, los datos del cliente, pedidos de ventas y contabilidad, y luego subdividir esas categorías. Esto le permitirá encontrar los artículos más rápidamente y mantener los elementos relacionados entre sí, que le ahorra la frustración, tiempo y dinero.

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Es probable que necesite categorías separadas para las líneas de crédito del negocio, seguros, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, impuestos y nóminas, así como para los empleados y los beneficios de la empresa. También crear categorías para los presupuestos, como para el marketing y la publicidad, para separar los gastos de operación diaria de los fondos asignados para las campañas promocionales especiales. MrsCleanUSA recomienda el uso de divisores categoría en carpetas colgantes, entonces subdividiéndolas con carpetas de archivos interiores.

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Dividir archivos de clientes en categorías de clientes existentes y nuevos. Deben contener información como los números de contacto de facturación, dirección, número de teléfono, correo electrónico, página web y de la cuenta de crédito, y deben ser subdividido y código de colores para que pueda actualizar la información con mayor facilidad y frecuencia. Crear una sub-categoría separada para los estados de cuenta de clientes recurrentes, lo que ayuda a rastrear los clientes nuevos pedidos y artículos de mayor venta rápida. Estos archivos son especialmente importantes para el departamento de contabilidad, que recopila y sigue los datos de funcionamiento, tales como créditos, débitos y gastos.

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Los datos de ventas es crucial para el éxito de una pequeña empresa. Seguir de cerca las órdenes de venta, fechas de entrega, pedidos enviados y los pagos recibidos. Subdividir esta categoría por tipo de producto, cantidad, color y estilo, así como de los clientes nuevos pedidos. fechas de entrega separada de orden enviada. Subdividir también por el formato de envío, tales como camiones o aire, que le permite estimar y verificar los tiempos de entrega.