Procedimientos estándar de compras
Compras es un departamento dentro de la división financiera de una empresa que garantiza suministros y materiales requeridos por otros departamentos son adquiridos de manera eficiente. Todo ordenado para cada departamento debe pasar por el departamento de compras. A pesar de que las empresas tienen diferentes pautas de compra, todas las empresas tienen procedimientos de compra estándar.
Ordenes de compra
Cada servicio, material o suministro solicitado por cada departamento deben presentarse como una orden de compra. Esta orden de compra es un número de contabilidad para asegurar la cantidad correcta se paga al vendedor o proveedor. El número también rastrea el fin de asegurarse de que se recibe de manera oportuna, así como en la calidad deseada y la cantidad necesaria. La orden de compra también es utilizado por el vendedor o proveedor cuando se factura a la compañía después de la entrega del pedido.
La compra de Cotizaciones
El departamento de compras es responsable de encontrar el producto, servicio o suministro solicitado. Un agente de compras encuentra diferentes proveedores, solicita cotizaciones y decide qué proveedor satisface las necesidades de las solicitudes de departamento. El procedimiento de compra se describe el proceso por el cual el departamento de compras realiza solicitudes de cotizaciones de proveedores y vendedores. Cada jefe de departamento debe informar al departamento de compras sobre el artículo exacto requerido, los detalles de los artículos deseados y la cantidad necesaria para el funcionamiento del Departamento respectivo.
Procedimiento de monitoreo
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Una vez que los departamentos han dado al departamento de compras la información sobre el servicio, los suministros o material requerido, el agente de compras supervisa el orden en todo el proceso. El agente de compras asignado a la orden debe seguir con el vendedor en caso de que haya un cambio o actualización y seguimiento de la orden hasta que se ha recibido. Después de que el artículo ha sido recibido, el departamento de compras se asegura el orden es correcta y está dentro de las especificaciones contratados.