¿Cómo funciona una orden de compra?

Una orden de compra es una manera para que las empresas y las empresas para pedir bienes y servicios. Algunas veces a la orden de compra se conoce como una solicitud de compra, o simplemente un apartado de correos La orden de compra es un documento escrito entre el comprador y el vendedor detallando artículos, servicios y demás información necesaria con respecto a los bienes y servicios que el comprador tiene la intención de comprar por parte del vendedor.

Las órdenes de compra se inician por el comprador y típicamente están en numeran de forma única, formularios preimpresos. Dependiendo del tamaño de la empresa, una persona puede ser responsable de iniciar las órdenes de compra, tales como un agente de compras. O varias personas dentro de un departamento de compras pueden compartir la tarea de ordenar bienes y servicios.

La información proporcionada en una orden de compra puede variar entre las empresas, en función del tipo de bienes o servicios requeridos. Sin embargo, la mayoría de las órdenes de compra contienen detalles de los bienes y / o servicios que se ordenaron. Esta información puede ser tan detallada como así lo desea el comprador. El elemento más importante en relación con una orden de compra, es el número único de la orden de compra. Este número se utiliza para realizar un seguimiento de las compras, pedidos pendientes, los envíos recibidos y cuentas por pagar. Algunos de los otros datos que figuren en una orden de compra son: la descripción de las piezas o la mano de obra, números de pieza Cantidad de compra, costo unitario, costo total, condiciones de pago, métodos de entrega, fechas de entrega, términos de envío, nave a las direcciones, descuentos ofrecidos y puede incluir información de contacto debe surgir una pregunta acerca de la orden.

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La tecnología actual permite a las órdenes de compra que se envían a través del servicio postal, correo electrónico, fax y teléfono. Una vez que un distribuidor de bienes o servicios recibe una orden de compra, se toman las medidas necesarias para llenar la orden. Cuando los barcos de orden, una forma de embalaje se incluye generalmente con el envío, haciendo referencia a la orden de compra para que cuando se reciben las mercancías, el orden puede ser marcado completa. Después de que el pedido haya sido llenado y enviado (o realizado, si se trata de mano de obra), un pago de factura solicitando se enviará desde el vendedor al comprador. La factura también se hará referencia al número de orden de compra. Tras la recepción de la factura, cuentas por pagar puede verificar y referencia cruzada de la factura a la orden de compra. El último paso es el pago de la factura por parte del comprador de los bienes y servicios recibidos.