Cuenta procedimientos de la política por pagar

En “llevar los libros: Administración de registros básicos y Contabilidad para el éxito de la pequeña empresa, séptima edición,". Linda Pinson define cuentas a pagar esas deudas de una empresa a los acreedores por los bienes o servicios prestados comprados Empresas asignan las responsabilidades de desembolso de los pagos a los miembros de su equipo de contabilidad o un equipo de cuentas por pagar dedicados. un equipo de cuentas dedicadas a pagar emplea conjuntos estándar de procedimientos de procesamiento. Estos procedimientos reducen al mínimo los gastos generales y aumentar al máximo relaciones con los proveedores.

Fraude, malversación y errores en el procesamiento pueden devastar una empresa. Es fundamental para implementar procedimientos de control para mitigar tales riesgos. Algunos controles comunes y eficaces incluyen: separación de funciones para mitigar el riesgo de las funciones de compras formales embezzlement- y directrices para mitigar el riesgo de malversación, facturas fraudulentas y errors- umbrales segunda cantidad firmante de dólares para mitigar el riesgo de malversación y errors- y sistemática validación de número de factura para mitigar el riesgo de errores en los pagos duplicados.

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Los acreedores se añaden a la base de datos de la empresa como proveedores. Esta tarea es generalmente asignado a un empleado de pagar o empleado de finanzas cuentas que no tienen la capacidad de generar pagos.

Para garantizar que los pagos se generan en el momento oportuno, se anima a los vendedores para trabajar con el equipo de cuentas por pagar para abordar los problemas de facturación. Ponerse en contacto con los agentes de compra o el departamento de pedidos se sumará a la localización de los retrasos o la resolución de las facturas impagadas o parcialmente pagadas.

Los vendedores se les instruye para enviar facturas directamente al departamento de cuentas por pagar. La factura es una marca de tiempo y comienza el reloj de procesamiento. Si una orden de compra se genera para la adquisición de bienes o servicios, la factura se corresponde con el pedido y el acuse de recibo. Mary S. Schaeffer analiza este proceso “tres partidos de forma” en el libro "Cuentas por pagar: una guía para la ejecución de un departamento eficiente."

Si la compra se hizo sin una orden de compra se debe cumplir con las pautas establecidas de la compañía. Si se cumplen las directrices, la factura se envía al departamento de órdenes para su aprobación y la codificación apropiada.

El analista de cuentas por pagar está autorizado para generar pagos. El analista trabaja con diligencia para procesar las facturas de una manera oportuna para asegurar que se paguen y se toman cuando los posibles descuentos. Ambos de estos objetivos resultan en oportunidades para controlar los gastos generales. Esto es especialmente importante cuando las agencias gubernamentales están penalizados por pagos retrasados.

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Los pagos electrónicos son otra herramienta de ahorro de costes. Esto reduce el costo de los cheques de papel y reduce al mínimo el fraude de cheques o de malversación de fondos. Si es necesario emitir un pago o pago parcial declive, las cuentas por pagar y documentos analista explica las circunstancias.

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El analista de cuentas por pagar se asegura de que los pagos se desembolsan según la política de la empresa. equipo de auditoría interna de la compañía revisará de forma selectiva los resultados del trabajo del analista mediante la solicitud de la documentación para un grupo selecto de facturas. El auditor revisa la documentación para asegurar que los procedimientos de control estaban en su sitio y bien siguieron. procedimientos de control insuficientes resultan en pérdidas inesperadas. tiempo y costes adicionales se requieren para recuperar dichas pérdidas.