Ideas de presentación para Oficinas Legales

empleados de oficina legales se enfrentan a varios problemas de organización de archivos, como documentos legales por lo general deben mantenerse durante un espacio de tiempo determinado, bajo las leyes locales y estatales. Si no se mantienen los registros puede resultar en multas y sanciones y reducir la velocidad del flujo de trabajo, por lo que una oficina jurídica debe organizarse para mantener el papeleo se convierta en un desastre.

archivos actuales, tales como papeles para un caso en curso, debería ser más fácil para acceder a los archivos antiguos o no utilizados. Establecer un archivador o un estante cerca de la principal área de trabajo en la oficina de archivos en curso y mover papeles más para un espacio de oficina sin usar, como una zona de depósito o de una habitación vacía. Box y etiquetar los archivos más antiguos en lugar de utilizar un archivador o un estante para ahorrar espacio. cajas de presentación están disponibles para su compra, pero las cajas de papel en blanco a granel vacíos también trabajan. Divida archivos de gran tamaño en las carpetas de archivos más pequeños, pero banda de goma o atar los archivos más pequeños juntos. Revisar los archivos viejos para ver lo que ya no es necesario mantener los papeles. Triturar y destruir los archivos que ya no es necesario mantener, pero crear una lista de referencia. leyes y trámites locales doble consulte fechas para evitar la destrucción de todo lo que aún debe ser mantenido.

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Establecer un sistema de archivo que funciona con el tipo de archivos que se organizó. presentación alfabético o numérico es tradicional, pero debe ser ajustado para encajar con el trabajo que se realiza. Por ejemplo, la oficina de un abogado de impuestos debe presentar por tanto el nombre como el impuesto año para un acceso más rápido, mientras que la oficina de un abogado de divorcio se beneficiaría de archivos de referencias cruzadas con los nombres de ambos cónyuges.

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archivos de código de colores y papeles por tipo. Utilice las pestañas de papel coloreados y carpetas. Una oficina jurídica que se encarga de casos diferentes tipos, tales como lesiones personales y negligencia médica, puede codificar por tipo de caso, como el uso de un color para casos de automóviles y otro para el uso médico. El código de colores según el tipo de caso hace que encontrar un archivo fuera de lugar más fácil si los diferentes tipos de casos se almacenan en diferentes estantes o en armarios separados.

La presentación electrónica, cuando los archivos se escanean y se almacenan en forma digital, ahorra espacio de oficina y es más fácil de manejar que la presentación en papel. Los documentos legales se deben mantener por el número de años establecidos en las leyes locales, por lo que el espacio y organización de los archivos de papel se convierte en un problema con el tiempo, especialmente si el negocio se expande. Una opción de presentación electrónica permite la creación de un sistema de búsqueda para que los empleados pueden encontrar documentos con el clic de un botón. Los archivos originales pueden ser almacenados fuera de sitio y fuera del camino para cumplir con las regulaciones locales.