Ventajas y desventajas de una oficina sin papeles

Con el continuo avance de la tecnología, una de las tendencias más recientes del siglo 21 ha sido la denominada oficina sin papeles. Una oficina sin papeles no es en realidad completamente sin papel, sino que utiliza un mínimo de papel y convierte la mayor documentación posible forma digital. Una oficina sin papeles tiene tanto ventajas como desventajas, las cuales deben ser considerados por una organización teniendo en cuenta una transición de mantenimiento de registros convencional.

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Los archivos digitales requieren mucho menos espacio físico que los archivos de papel, y son mucho más fáciles de mantener organizada. Además, archivar archivos digitales son mucho más fáciles de acceder que los archivos de papel archivados. Los archivos digitales se pueden compartir fácilmente entre muchos usuarios a la vez, y se accede desde ubicaciones remotas, mejorando la eficiencia en el trabajo.

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Menos archivos de papel significa menos papel utilizado para copias duplicadas y para mantener un registro general. Este factor hace que una oficina sin papeles más conscientes del medio ambiente en la mayoría de los casos. Para revistas en línea y otras publicaciones, publicación significa digitalmente la eliminación de tintas que contienen metales pesados, disolventes y otras sustancias que son perjudiciales para el medio ambiente.

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Una oficina sin papeles es tan eficiente como el software y hardware que se utiliza para almacenar los registros permiten a los trabajadores que sean. Los errores de software y averías de los equipos pueden causar grandes trastornos en el funcionamiento de una oficina sin papeles. El mantenimiento del software y hardware de una oficina sin papeles es también un personal de tecnología de la información concern- (IT) o consultores son a menudo una necesidad, así como técnicos para dar servicio al hardware en una base regular.

Al igual que con cualquier transición, la transición a una oficina sin papeles a menudo implica una curva de aprendizaje, especialmente en un entorno de oficina donde los empleados no están ya comprensión de la computadora. errores de entrada de datos pueden ser costosos y pueden dar lugar a grandes problemas. Además, la entrada de datos y la presentación de los errores pueden resultar en registros de errores de categorización, lo que hace difícil o imposible de encontrar en una fecha posterior.

Los registros digitales pueden ser vulnerables al acceso no autorizado, ya sea por la piratería o por la falta de seguridad por parte del personal. Especialmente con los registros jurídicos y médicos sensibles, la pérdida de datos puede resultar en una responsabilidad importante para la empresa en cuestión, sobre todo si la negligencia está implicado. Disposición de los documentos digitales presenta una dificultad especial, sobre todo en un entorno de red compartida. Basta con borrar un archivo no se elimina por completo un registro digital, al igual que lanzando un documento en un cubo de basura no impide que otra persona recupere el trabajo posterior.