Cómo implementar un sistema de archivos de la Oficina de Contabilidad

Los empleados de contabilidad manejan una gran cantidad de papeleo y sin un sistema de archivo, la oficina puede convertirse rápidamente en un desastre. Es común que los departamentos de contabilidad que tienen muchos archivadores, incluso los protegidos, para salvaguardar la nómina y otra información confidencial. El acceso a los archivos y los datos financieros debe limitarse - oficinas no deberían estar ubicados en espacios públicos. La implementación de un sistema de archivo en la oficina de contabilidad plantea ciertos desafíos, pero se puede hacer con éxito y aumentar la eficiencia del departamento.

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La creación de dos tipos de archivos. Un archivador o cajón es para archivos diarios, que se almacenan por lo general desaparecen después de fin de año. Estos archivos incluyen la mayor parte de sus gastos e ingresos elementos. El segundo tipo de archivos se refiere a almacenamiento de elementos de permanente o de largo plazo que necesitan ser visitada en el tiempo. Ejemplos de ello serían los archivos de políticas y procedimientos, contratos, activos fijos, pólizas de seguro y demás documentación que no pueden ser transportados lejos después de fin de año.

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Presentar la documentación según el tipo. Los gastos se presentaron por separado de la nómina y otras áreas de contabilidad. No mezclar y combinar. Si ciertas transacciones pertenecen a más de un área, tales como los gastos y los activos fijos, haga copias de los papeles y poner la documentación en ambos archivos. Los gastos pueden ser presentadas en orden alfabético, por nombres de proveedores, mientras que los archivos de activos fijos pueden ser clasificados por fechas de compra. Dependiendo de su negocio, los ingresos de copia de seguridad es presentada por fecha de recepción o fecha de depósito para facilitar las conciliaciones bancarias más tarde.

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Use diferentes colores con sus archivos. Por ejemplo, puede presentar todos sus gastos en carpetas de color rojo, verde y los ingresos en los contratos de carpetas amarillas. Si usted está buscando una partida de ingresos, ir directamente a las carpetas verdes, ahorrando tiempo y energía. Si ve un archivo roja por ahí, puede moverlo a la archivador correcta sin problemas ni retrasos. combinación de colores hace que la presentación fácil.