Cómo llevar a cabo una teleconferencia

La celebración de reuniones por teléfono puede ahorrar tiempo, los viajes y el esfuerzo de todos los involucrados. Sin embargo teleconferencias son vulnerables a los mismos problemas que cualquier reunión de negocios, tales como el tramado discusiones, vagando fuera de tema y argumentos sin sentido. Reunión por teléfono también plantea problemas únicos: una llamada 9 a.m. en Nueva York es de 6 a.m. de Los Ángeles, por ejemplo. Le toca a usted para programar el momento adecuado y mantener a todos en la pista.

Con alguna de las personas que ha invitado a la teleconferencia y confirmar cuáles van a asistir. Enviar un correo electrónico con el número de la conferencia y cualquier PIN necesarios para acceder a la conferencia. El correo electrónico debe incluir la agenda de la reunión y los informes o material de fondo que desea la gente a leer de antemano. Esto debería reducir la cantidad de tiempo de reunión real desperdiciado en explicaciones.

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Al igual que cualquier reunión de negocios, una teleconferencia debe comenzar a tiempo, con todos los que dijeron que lo asistan en realidad a aparecer. Para empezar, recordando a los asistentes de la finalidad de la reunión. Haga que todos se presenten, y animarles a hacerlo cada vez que hablan. Una vez que la reunión se pone en marcha, mantener a la gente se centraron en los temas del programa, sin vagar apagado sobre temas irrelevantes.

Hablar por teléfono hace que sea fácil para los asistentes para comprobar Facebook o por correo electrónico o caen fuera de la discusión. Al realizar la reunión, hacer un esfuerzo extra para mantener todos los involucrados. No deje que nadie domine la conversación, incluido usted mismo. Hacer preguntas de forma individual en lugar de "¿Todo el mundo está de acuerdo?" que puede conducir a un murmullo de respuestas simultáneas. Si las personas tratan de hablar al mismo tiempo, le toca a usted para decidir quién habla primero.

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Si alguien pone su teléfono en espera, todo el mundo va a escuchar la música de espera o informercial. Recordar a todos de esta, y desalentar a ir en espera a menos que sea esencial. Usted también puede querer a los participantes a utilizar el botón de silencio cuando no están hablando, de modo que nadie tiene que escuchar otros ruidos de su oficina. CIO Magazine dice, sin embargo, que no se utiliza el botón de silencio hace que sea más fácil para las personas a responder de forma inmediata. Es hasta usted cuál es el enfoque funciona mejor.

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A medida que trabaja a través de la agenda, tomar notas - puntos importantes, decisiones de la mayoría, los problemas de alguien que creció. No trate de escribir minutos, sin embargo. La coordinación de la reunión es un gran trabajo, así que si quieres un registro detallado, asignar la hora de mantenimiento a otra persona. Al final de la reunión, un resumen de los puntos clave, por lo que todo el mundo sabe lo que sucede a continuación. Esto también da a cualquier persona que no está de acuerdo con su interpretación de la oportunidad de decirlo.

Después de la reunión envuelve, echar un vistazo a la agenda. Ver cómo gran parte de la agenda que realmente cubierto. Si se quedó corto, puede ser exprimido más que en la agenda de lo que podría pasar o que no guardaste todos en la pista. Hablar con los otros participantes acerca de lo que pensaban y cómo se podría haber hecho mejor. Cada infructuosa reunión sirve de ejemplo sobre cómo hacerlo mejor la próxima vez.