Cómo escribir una carta de queja al cliente
Nos ha pasado a todos al menos una vez. Usted ha salido de compras, o para tener algún tipo de servicio que se hace, y que ha tenido una experiencia de cliente terrible. Naturalmente, usted está probablemente va a decirle a sus amigos todo sobre él. Sin embargo, si usted quiere asegurarse de que no vuelva a suceder, una de las mejores maneras de conseguir la satisfacción es escribir una carta de queja al cliente. No siempre es divertido de escribir uno de estos - después de todo, la única razón por la que está haciendo es porque has tenido una mala experiencia - pero se puede hacer de una manera profesional que podría obtener algunos resultados sorprendentes. Aquí se explica cómo escribir una carta de queja al cliente que va a conseguir un poco de atención por parte de las personas que lo leen.
Cómo escribir una carta de queja al cliente
En primer lugar, obtener un nombre. Averiguar cuya atención la carta debe ir. No se limite a enviar a "Atención: Servicio al Cliente", porque entonces nadie es responsable por ello. Pregunte en la tienda, ya sea en persona o por teléfono, quién es la persona que está a cargo de quejas de los clientes. Toda la correspondencia debe ser enviada a la atención de esa persona. Si tienen un título, así, asegúrese de incluirlo, así: "Atención: David Jones, vicepresidente de marketing".
A continuación, escriba su carta. No enviar e-mails- son demasiado impersonal y es fácil para ellos se desvanecen en el ciberespacio. Enviar una carta normal, ya sea a la propia tienda o en las oficinas corporativas. Mantenga su carta breve y concise- no más de dos páginas debería ser todo lo que necesita para explicar la situación.
Cuando usted está trabajando en su carta, incluya los detalles de la situación. Decir exactamente lo que sucedió, por ejemplo, "Cuando estaba en su tienda el martes, 5 de marzo de un cajero llamado Lorena era muy desagradable para mí." Si es posible, los tiempos de documentar. Si se trata de una tienda o negocio en el que tiene una cuenta numerada, como unos grandes almacenes o un consultorio médico, incluya su número de cuenta en toda la correspondencia. Eso ayudará a que lee su carta para conectar su queja con que lo que realmente son.
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Use un tono positivo, respetuoso. Lo más probable es que su carta se va a una persona administrativo superior, que simpatizar con su situación. En lugar de ser hostil, transmitir que eres una víctima inocente. Aún mejor, dejar claro que entiende que dicho servicio malo no es normal estándar de la compañía, y que sabe que su negocio nunca se han tratado deliberadamente mal. Recordarles que realmente gusta ir de compras allí, pero desea asegurarse de que son conscientes de una situación de servicio al cliente potencialmente perjudicial.
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Por último, pedir una respuesta. Establecer una fecha límite, pero que sea razonable. Decir algo como, "espero volver a escuchar de usted dentro de los próximos treinta días para que este asunto pueda ser resuelto." Si no recibe una respuesta de la persona que ha escrito en el tiempo asignado, llamar o enviar una carta de seguimiento (otra razón por la que debe obtener el nombre de una persona en la carta). Cualquiera que sea la respuesta es, si se trata de una carta de disculpa o incluso cupones para productos adicionales, enviar una nota de agradecimiento una vez que la carta ha sido resuelto. Siga estas estrategias simples, y que está seguro de obtener una respuesta positiva a su queja de un cliente!
Consejos advertencias
- Si es posible, tratar de resolver la situación inmediatamente después de que ocurra. Es muy probable que al hablar con un gerente o supervisor en persona, usted será capaz de obtener alguna satisfacción. Si el supervisor o gerente de la tienda no se toman el tiempo para hablar con usted, o si se descartan sin resolver el problema, y luego ir más arriba en la escalera corporativa.
- No hacer demandas poco razonables, como, "quiero ese mecánico despedido!" o "espero ser compensado por las molestias!" A menos que realmente ha sido perjudicada económicamente por el incidente, una simple disculpa es una buena respuesta a la perfección.