Cómo escribir una Carta de Ajuste

Cuando se administra un negocio es importante para mantener a todos los clientes felices siempre que sea posible. Sin embargo, en cualquier industria, habrá un error ocasional. Estos accidentes pueden ser oportunidades para construir una mejor relación con el cliente. Una carta de ajuste es una respuesta oficial a la queja de un cliente. Se debe reconocer la queja y abordar la cuestión al tiempo que mejora la percepción del cliente de la empresa.

  • Disculpas a los clientes por el error y reconoce que no debería haber ocurrido. Comunicar lo valioso que el cliente está a su empresa, y dice que le gustaría hacer la derecha situación.

  • Explicar lo que sucedió previo a la equivocación y qué va a hacer para evitar que el error en el futuro. No hay necesidad de ser excesivamente técnicas o utilizar jerga de la industria. Una declaración general como "Hay un problema de comunicación entre los empleados", o "El problema fue causado por un error de facturación," debe hacer.

  • Decirle al cliente lo que va a hacer por él para compensar la situación. Asegúrese de que el ajuste es apropiado para el error. El cliente puede llegar a ser cada vez más infeliz si ofrece un cupón de poco valor para un gran error.

  • Revisar su carta, y corregir los errores gramaticales, ortográficos o estructurales. Asegúrese de que el contenido no es condescendiente al cliente. Confirmar los hechos dentro de la carta, como fechas, horas y registros de lo que se ha dicho o hecho por los socios y clientes.

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