Cómo escribir una declaración de política

En un mundo perfecto de negocios, los empleados no necesitarían una hoja escrita de "hacer y no hacer" con respecto a sus expectativas de su comportamiento, hábitos de trabajo y la ética. Por desgracia, los libros de derecho están repletos de casos de trabajadores que han demandado a sus empleadores por despido improcedente en razón de que nunca se les dijo que era inapropiado para jugar a juegos en el ordenador, vender sus muebles de oficina o robar suministros. Aquí se explica cómo escribir las declaraciones de política que aseguren todo el mundo juega con las mismas reglas.

Cosas que necesitará

Identificar un problema personal que debe ser abordado. Esto puede ser un problema que existe (es decir, violaciónes del código de vestimenta, el absentismo) o un problema potencial que podría surgir de una próxima fusión, reducción de personal, la externalización o la introducción de un nuevo producto o servicio.

Montar un comité informal comprende a su persona de recursos humanos, un abogado y representantes del grupo que se verán afectados directamente por la nueva política.

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Explicar al grupo por qué se siente una nueva política es necesaria. Para utilizar el ejemplo de un código de vestimenta, el argumento podría ser que los empleados necesitan para proyectar una imagen profesional de la empresa con el fin de atraer y retener a los clientes. Si los clientes perciben que los empleados no han puesto ningún momento ni se preocupan en su apariencia, pueden preguntarse si tal descuido se va a extender a la manipulación de su póliza de seguro o venta de su casa.

Solicitar la opinión de la Comisión de cómo el problema puede ser resuelto. Por ejemplo, la sugerencia podría estar hecho de que los empleados varones se les permite usar camisas abiertas, pero que siempre deben tener un saco y corbata disponible para reuniones con clientes. Puede haber otras ideas para designar un día a la semana (es decir, "Casual Friday") para un código de vestimenta relajada o para permitir a los empleados que no tienen ningún contacto con el cliente para definir qué tipo de ropa que mejor cabida a sus condiciones de trabajo.

Revisar las sugerencias y seleccionar aquellos que son los más factibles. Volver a la comisión con esta lista y la someterá a debate (1) cuál representa el mejor compromiso y (2) cómo se hará cumplir la política.

Esquema de su política. La declaración de apertura debe explicar en un lenguaje claro y despejado por qué la política es importante. La segunda sección debe indicar lo que la nueva política es, a quién afecta y lo que la fecha en que tendrá efecto. Si hay varios componentes de la política (es decir, una lista de ropa que ya no será aceptable), utilizar puntos de la bala para que éstas se destacan. La tercera parte de la política debe explicar cómo se hará cumplir la política y las consecuencias de su violación.

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Revisar el borrador de su declaración de política con su persona de recursos humanos y abogado para asegurarse de que todas las bases han sido cubiertas y que el lenguaje es fácil de entender.

Determinar cómo va a ser difundida a los empleados de la nueva declaración de política. El formato más popular es una nota de la oficina distribuida a través de los canales regulares. Por desgracia, este enfoque puede hacer que te abre a un empleado insistiendo en que él o ella, o bien nunca vio o que echaron por accidente. Para hacer frente a este escenario, es posible que desee incluir una línea de firma para cada empleado por debajo de la declaración "acusar recibo y comprensión de esta política." Distribuir dos copias. Pídales que firmar y devolver uno de ellos y mantener el segundo en el archivo o en su manual del empleado.