Deberes personal de oficina

El personal de oficina juega un papel vital en cualquier empresa. Los miembros del personal son los que realizan las tareas del día a día de una oficina típica, y con frecuencia se les pide llevar a cabo una serie de otras funciones de la empresa, así. Sin embargo, los derechos y expectativas de personal de oficina no siempre son claros para los solicitantes, y deben estar bien definidas por la empresa antes de contratar.

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miembros del personal de oficina son los encargados de responder, dirigir y realizar llamadas telefónicas. Se debe llevar a cabo estas llamadas de una manera profesional y ser capaz de transferir llamadas y llamadas de ruta a la caja de correo de voz adecuado si la persona no está allí o está en otra llamada. También deben estar familiarizados con las funciones de cada empleado para que las llamadas se pueden transferir correctamente. También deben estar familiarizados con lo que las llamadas son necesarias para transferir, y lo que se llama, como los vendedores por teléfono, tener una prioridad más baja.

personal de oficina son responsables tanto el correo entrante y saliente. El correo entrante tiene que ser resuelto y entregado a los destinatarios, o abierto por el personal de oficina para determinar la naturaleza del correo, como una queja del cliente, y enviarlo al lugar adecuado. El correo saliente debe ser organizada, dirigida y sellado. Además, el personal de oficina se coordinará con los servicios de transporte marítimo, tales como Federal Express para la entrega del paquete y pick-up.

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La responsabilidad de la gestión de documentos internos también cae en gran parte al personal de oficina. miembros del personal de oficina son responsables de escribir, fotocopiadoras, distribuir y archivar o destruir todos los documentos internos. Mantienen un sistema de archivo en orden alfabético adecuado, y realizar un seguimiento de los documentos sensibles que deben ser destruidos después de un cierto tiempo. Además, las grandes cantidades de fotocopias serán delegadas a un miembro del personal.

miembros del personal de oficina a menudo se espera para coordinar eventos de empresa. Se organizan para que los alimentos que se entregarán en el momento correcto, y que cualquier folleto se copiarán y disponible. También ayudarán a diseñar cualquier presentaciones de PowerPoint u otros elementos multimedia que se pueden presentar, y asegurarse de que la sala de conferencias en sí está en el orden correcto antes de que comience el evento.

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miembros del personal de oficina son a menudo a cargo de los pedidos de suministros de oficina, según sea necesario, y la distribución de la caja chica a otros miembros de la oficina de primera necesidad tales como viajes en taxi o artículos de primera necesidad. personal de oficina en general, ejecutará una orden de suministro una vez a la semana y otras órdenes como las necesidades surgen.