Trabajos de oficina y rutinas de oficina

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Muchas oficinas están dotadas con recepcionistas y asistentes que contestan los teléfonos y filtrar las llamadas entrantes. Deben conocer la información acerca de la compañía con el fin de responder a las preguntas que vienen adentro. Enrutar las llamadas y tomar mensajes cuando el personal no están disponibles. Muchas empresas reciben grandes volúmenes de llamadas telefónicas, y recepcionistas deben ser capaces de manejar de manera adecuada y eficaz. El personal de atención al público saludar a todos los visitantes, colegas y clientes que visitan la empresa. Pueden ayudar a detectar y deben determinar de inmediato qué tipo de acceso al visitante requerirá. Ellos son responsables de ponerse en contacto con la seguridad cuando un visitante debe ser acompañado fuera del edificio. Algunos miembros del personal para mantener un registro de citas con información sobre quién puede esperar en determinados momentos y dónde enviarlos.

Tareas que implican trámites varían en función de la naturaleza de la empresa. En los centros médicos, los registros deben ser creados, actualizados y la información de facturación filed- deben ser papeleo obtained- y la compañía de seguros llenada y presentada. En una oficina jurídica, preparación de documentación para los abogados puede ser necesario- algunos abogados pueden dirigir personal de la oficina para llevar a cabo investigaciones utilizando revistas jurídicas. En una institución educativa, personal de la oficina puede tener que actualizar los registros de estudiantes y horarios de clases pista. Algunos miembros del personal puede tener que actualizar la información de nómina y pagar facturas. Otros empleados pueden tener que introducir facturas, órdenes de compra y demás documentación contable en los sistemas informáticos. Presentación y documentación de exploración son otros trabajos de oficina común. personal administrativo también procesar el correo entrante y saliente.

Algunos miembros del personal de la oficina sirven de apoyo a la dirección de la empresa. Aquellos miembros del personal coordinan las llamadas de conferencia y pueden servir como supervisores para el resto del personal de la oficina. Ellos pueden revisar los memos, cartas y otra correspondencia de entrada para la priorización. Se preparan las agendas de las próximas reuniones y transcribir toda la información necesaria de las reuniones y conferencias telefónicas. Toman el dictado de cartas y memorandos y organizar toda la documentación necesaria en los archivos. Programan y coordinan planes de viaje para el manejo y la posibilidad de reservar hoteles, coches de alquiler y restaurantes.

El personal de oficina suelen gestionar equipos de oficina en la sala de acciones de una empresa. Ellos pueden tener a un pedido de papel, cartuchos de tinta de la impresora, bolígrafos, lápices, blocs de notas, marcadores, sobres, papel de carta, y otros suministros necesarios para el funcionamiento de un negocio. Se llama a una compañía de mantenimiento comprobar en las máquinas de fax e impresoras según sea necesario. La compra de nuevos equipos de oficina e instalación suele ser responsabilidad de alguien en la oficina.