¿Cuáles son las funciones de un secretario como asistente de un gerente?
Secretaria funciones pueden incluir diversas tareas administrativas tales como contestar teléfonos, mecanografía, archivo, abrir el correo y conseguir café. Una secretaria que sirve como asistente de un gerente tiene funciones similares. Sin embargo, este tipo de secretaria depende directamente del director (a diferencia de todos los demás en la empresa) y ayuda al gerente de varias maneras para hacer su trabajo más fácil, así como el mantenimiento de la oficina organizada.
Contenido
- Funciones de comunicación
- Funciones organización
- Video: la secretaria de gerencia
- Video: asistente de gerencia
- Funciones de gestión
Funciones de comunicación
Como secretaria de un gerente, a menudo será la primera persona de contacto para los que tratan de llegar a su jefe, tanto dentro como fuera de la empresa. A diferencia de un recepcionista o secretaria general, que contesta el teléfono para todo el personal, que puede ser responsable de responder a las llamadas entrantes por sólo su gerente. Usted tendrá que filtrar las llamadas para determinar si usted puede ayudar a la persona que llama o si su jefe está disponible para tomar la llamada. Asistir al encargado incluye recibir a los visitantes que entran en la oficina de su gerente y ordenando, según las instrucciones de su gerente. Secretaria funciones para su gestor podrá incluir también la conexión con otros profesionales en su nombre a través de la correspondencia escrita, realizar llamadas telefónicas y enviar mensajes de correo electrónico.
Funciones organización
Video: La secretaria de gerencia
Video: Asistente de Gerencia
Los gestores esperan que sus secretarias a organizarse. Usted será responsable de asegurar archivos de oficina se mantienen ordenada y documentos confidenciales se colocan en un área segura. Es posible que tenga que ordenar a través de correo entrante para determinar lo que se da a su gerente, presentada o se descarta. Asistir al encargado menudo incluye mantener su horario. Se esperará que mantener un registro de sus citas, programar reuniones y hacer sus arreglos de viaje cuando sea necesario. Funciones adicionales pueden incluir el establecimiento de llamadas de conferencia y asistir a reuniones, así como proporcionar la orden del día y las actas.
Funciones de gestión
A pesar de que usted es secretaria del gerente, algunas de sus responsabilidades pueden incluir la gestión. Asistir al encargado veces puede significar que actúa como gestor de sí mismo. Su jefe le puede dar a la tarea de supervisar ciertos proyectos como la gestión de una base de datos o la creación y actualización de informes. Si hay otros miembros del personal administrativo en la oficina, puede ser responsable de su gestión y la asignación de sus tareas diarias. Ellos pueden informar directamente a usted en lugar de su gerente, y que pueden servir como su supervisor inmediato. También podría ser llamado a entrenar a otros empleados e incluso dar instrucciones a su supervisor en asuntos tales como enseñarles cómo operar máquinas de oficina o utilizar paquetes de software.