Funciones generales de oficina

La mayoría de las oficinas tienen contacto con los clientes de una forma u otra. Una secretaria o recepcionista pueden ser responsables de responder a las llamadas telefónicas entrantes, la comunicación con los clientes por correo electrónico o recibir a los clientes al entrar en la instalación. También puede aceptar dinero de los clientes que vienen a la oficina para pagar una factura.

Los tenedores de libros contables realizan funciones básicas, tales como el mantenimiento de libros de contabilidad y manejo de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Esto puede ser una función que se asigna a una persona o manejado por un departamento separado, dependiendo del tamaño de la empresa. propietarios de pequeñas empresas pueden externalizar la tarea a un tenedor de libros por cuenta propia.

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deberes administrativos y administrativos pueden incluir mecanografía, archivo, correo y la preparación de documentos tales como informes o presentaciones para otros miembros del personal. Si bien estas funciones han sido tradicionalmente realizada por una secretaria o asistente administrativa, el advenimiento de la computadora personal permite a muchos trabajadores para completar estas tareas por sí mismos.

Oficinas que funcionan en base a citas, tales como las de los médicos o abogados, requieren personal para programar las citas y realizar contactos de seguimiento. Vendedores y ejecutivos de negocios también pueden necesitar asistencia para mantener un horario de trabajo, y la organización de reuniones y conferencias telefónicas.

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Una oficina necesita una variedad de suministros para su funcionamiento, tales como papel, bolígrafos grapadoras y bandas de goma. Cada oficina típicamente asignará la responsabilidad de mantener los suministros en la acción a una persona en cada departamento. También puede tener la tarea de hacer el seguimiento de dónde están los artículos van a evitar el mal uso.