Descripción de las tareas de oficina
La organización es una palabra clave para un empleado de oficina. descripciones de los cargos relacionados con la oficina pueden referirse a los derechos de ayudante de oficina o de la oficina. tareas de oficina generalmente cubren una amplia gama de habilidades y responsabilidades, que incluyen la organización general de la correspondencia y suministros, trabajando con máquinas de oficina y actuar como enlace con varios departamentos de la empresa. Posiciones que requieren tareas de oficina incluyen secretaria, recepcionista, auxiliar administrativo y gerente de la oficina. Estas posiciones ayudan a mantener una empresa funcionando sin problemas.
Contenido
- Mantenimiento documento
- Funciones de presentación
- Video: análisis y descripción de puestos
- Las máquinas y el software de oficina
- Funciones de comunicación
- Video: procesos de organizacion de los archivos
Mantenimiento documento
Los trabajadores de oficina podrían ser necesarias para revisar los documentos antes de un supervisor u otro personal de gestión de señales fuera de los borradores finales. Algunas oficinas, como médico, mantener los documentos confidenciales o privados a los que se aplican normas de confidencialidad. Además, los trabajadores de oficina organizar y mantener el suministro de documentos y formularios que se utilizan en la oficina.
Funciones de presentación
Video: Análisis y Descripción de Puestos
responsabilidades de oficina a menudo incluyen la presentación de informes, formularios y archivos de acuerdo con el protocolo de la empresa. Un empleado de oficina se aplica orden numérico o alfabético a todos los documentos que cruzan su escritorio. Las tareas pueden incluir la organización y mantenimiento de archivos de hasta al día para el beneficio del personal que dependen de acceso a la información en el momento oportuno. asistentes y secretarias de oficina pueden recuperar y archivos presentes a los superiores.
La mayoría de las tareas de oficina implican el mantenimiento de archivos.
Las máquinas y el software de oficina
asistentes y secretarias de oficina pasan mucho tiempo utilizando máquinas de fax, copiadoras, sistemas de teléfono multilínea y computadoras. Ellos deben estar preparados para responder de manera eficiente los sistemas de teléfono multilínea, enrutar las llamadas al personal correctas y tomar mensajes informativos. tareas de oficina pueden incluir la explotación de máquinas de franqueo y sigue el correo entrante y saliente. Dependiendo de la empresa, los trabajadores de oficina pueden necesitar ser versado en el software, como Microsoft Word, Excel y Outlook.
La mayoría de las organizaciones tienen sistemas informáticos.
Funciones de comunicación
Video: procesos de organizacion de los archivos
Recepcionistas, secretarias y asistentes administrativos mantienen las comunicaciones en toda la organización. Algunas de estas tareas pueden incluir el servicio al cliente. Como resultado, algunos empleados de oficina se resuelven los problemas de facturación y satisfacción del cliente. Si se difunden información para su empleador, los trabajadores de oficina se comunicarán con el personal en todos los niveles de la empresa, por lo que deben poseer habilidades de comunicación superiores.
tareas de oficina pueden incluir quejas de los clientes de fildeo.