Los deberes y responsabilidades de un secretario de oficina
Una secretaria de la oficina es a menudo el pegamento que mantiene una oficina o negocio juntos mientras se brinda apoyo a una variedad de miembros del personal y los departamentos. secretarias de oficina no necesitan ningún tipo de educación formal, pero la mayoría de las empresas se verá en la realización de los cursos en computación y otras habilidades relacionadas con la oficina como un activo. De acuerdo con Payscale.com, a partir de 2010, secretarias de oficina hacen un promedio de entre $ 20.893 y $ 30,990 al año.
Contenido
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La secretaria de la oficina recibe a los clientes, solicitantes de empleo y otros visitantes cuando llegan a la oficina. Si el visitante tiene una cita con alguien que trabaja en la empresa, la secretaria de la oficina comprobará el visitante y anunciar su llegada al miembro del personal apropiado.
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Debido a que la secretaria de la oficina es a menudo la primera impresión que se tiene de la empresa, se debe mantener una apariencia profesional y su comportamiento en todo momento. El uso de la etiqueta adecuada y una actitud amistosa son una parte importante del trabajo de la secretaria de la oficina. Un contacto apretón de manos y los ojos a su llegada le permite al visitante conocer su presencia es reconocida y apreciada. Cuando un visitante o cliente abandona el edificio, la secretaria de la oficina le agradecerá por venir y que la observe, si es necesario.
Teléfono y la comunicación escrita es vital para ayudar a la compañía avanzar y construir negocios. La secretaria de la oficina juega un papel importante en el proceso de comunicación dentro de la oficina y la empresa. Toma llamadas telefónicas, redirige la llamada a la persona adecuada o toma un mensaje, realiza llamadas telefónicas a los clientes, y proporciona información o instrucciones a las personas que solicitan ayuda.
Además de la comunicación telefónica, la secretaria de la oficina también está implicado en la correspondencia escrita y correo electrónico. Ejecutivos o gerentes pueden pedir a la secretaria de la oficina para escribir cartas o responder a las consultas de los clientes. Si la comunicación o la correspondencia se realiza por teléfono, a través de una carta o un correo electrónico, la secretaria de la oficina debe comunicar siempre de una manera profesional, mantener la reputación de la empresa ha trabajado para construir.
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Una oficina ocupada requerirá una constante actualización de los registros y datos. Si la empresa está involucrada en la venta de productos o servicios, registros de ventas, el inventario y solicitudes de los clientes tendrá que ser actualizado cada día. La secretaria de la oficina entra en los pagos realizados por los clientes y clientes y también puede ayudar al departamento de contabilidad con registros actualizados de los pagos enviados a los proveedores.
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Además de los registros relacionados con las ventas, la secretaria de la oficina también mantiene registros de las reuniones a través de actas de las reuniones. El mantenimiento de registros proporciona a la empresa con una historia de lo que ha ocurrido y puede ser vital para el progreso de la empresa. Muchas horas se gastan, por la secretaria de la oficina, actualización y mantenimiento de registros escritos y registros en el equipo.
