Cómo dirigir un proyecto
Autor y columnista Harvey MacKay dijo una vez: “Si usted no puede planear, usted planea fallar.” En ninguna parte es esto más cierto que en la gestión de proyectos. Un líder exitoso proyecto debe ser capaz de hacer malabares con muchas bolas al tratar con un equipo de personas, y la planificación estratégica, la evaluación y la medición se encuentra en el corazón de todo. Si pones juntos un plan meticuloso, comunicar con claridad a su equipo y medir el progreso en el camino, el camino hacia el éxito del proyecto es casi seguro.
Definir sus objetivos. Antes de que pueda comenzar a llevar cualquier proyecto, debe trabajar en estrecha colaboración con sus clientes para asegurarse de que está en la misma página cuando se trata de lo que se espera de la entrega final, y que las expectativas del cliente son razonables. Crear un documento de definición del proyecto que da una visión general línea superior, establece el alcance del proyecto los objetivos acordados e incluye, cualquier hipótesis y riesgos, cómo va a abordar el proyecto, lo que las piezas de su organización con el tiempo se trabajará en el proyecto y el costo estimado y estimaciones de duración. No comience un proyecto sin este documento firmado por los patrocinadores o clientes y las partes interesadas clave.
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Plan, plan y planificar un poco más. Jack Gido y James Clements, autores de “El éxito de Gestión de Proyectos,” dicen que, “Tomarse el tiempo para desarrollar un plan bien pensado, antes del inicio del proyecto es fundamental para la realización con éxito de cualquier proyecto.” Comience su planificación dividiendo el proyecto en una serie de cubos más pequeños, la identificación de las tareas dentro de cada uno. Incluir hitos claros en la planificación, que ayudarán a evaluar si usted está en pista o no medida que el proyecto avanza. Incluir los costos en que incurrirá cada paso del camino, y horas de trabajo estimadas para cada tarea.
Montar un equipo para trabajar en el proyecto en función de las horas de trabajo y las habilidades necesarias que ha identificado durante el proceso de planificación. Comunicar claramente los objetivos generales, objetivos, el alcance y el presupuesto, así como su papel individual en el proyecto. Asegúrese de que cada miembro del equipo tiene el presupuesto y los recursos para hacer el trabajo. Utilice gráficos RACI, según sea necesario para que quede claro quién es el responsable o responsables de cada etapa, así como que los contribuyentes son y que necesita ser informada del proceso.
Crear un calendario para la comunicación regular con el equipo. Para proyectos a largo plazo, una reunión de equipo formales por mes puede ser suficiente, moviéndose a una vez cada semana, ya que el proyecto avanza. En la última semana de un proyecto, puede encontrarse con que las reuniones diarias son necesarias. Ser accesible en todo momento para todos y cada miembro del equipo para responder a las preguntas.
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Medir el progreso del proyecto con frecuencia. Su trabajo consiste en completar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y de las expectativas de los interesados. Muchos proyectos, sin embargo, sufren de hinchazón presupuesto y la corrupción del alcance. Jason Westland, autor y director general de la firma de gestión de proyectos Method123, dice que el presupuesto del proyecto debe ser una parte viva del proyecto que revise de manera continua con el equipo y los actores clave durante toda la vida del proyecto. Si a evaluar el progreso regularmente y se comunica con su equipo de forma eficaz, debe ser capaz de identificar problemas con el presupuesto y el alcance temprano y hacer las correcciones necesarias.