¿Qué documentos contiene una carpeta de Recursos Humanos?

Todos los empleadores deben mantener las carpetas que contienen los documentos pertinentes de los empleados. Puede mantener estos documentos en papel o electrónicamente preservarlos. Vamos a empezar su archivo el momento en que se entrevista con el empleado, y terminarlo después de que ella sale de su empresa. Asegúrese de cumplir con las leyes estatales en cuanto a mantenimiento de estos archivos. Se necesitan varias carpetas para cada empleado, ya que cada pieza de información tiene un propósito diferente y un poco de información es altamente confidencial.

Video: procesos de organizacion de los archivos

Mantener la información que detalla la candidatura del empleado con su empresa, pero mantener cualquier información que no concierne al procedimiento de contratación real de este archivo candidatura. Incluir sus requisitos para el trabajo, copias de sus anuncios y referencias de empleadores anteriores “Help Wanted”. Si ha recuperado calificación de crédito del candidato o si el candidato sometido a pruebas de drogas como parte de su proceso de reclutamiento, incluir información que indique si el candidato pasa, pero no mantiene informes reales de estas pruebas en la carpeta.

Video: Documentación Administrativa

En el momento de la contratación, usted recoger formularios I-9 de sus empleados. El empleado debe firmar este formulario y proporcionar la documentación necesaria que demuestre que está legalmente autorizado para trabajar en los Estados Unidos. Debe verificar la documentación y firmar el formulario. Mantener la forma y las copias de la documentación aplicable en el archivo. Colocar nada más en esta carpeta de elegibilidad de empleo, ya que debe estar fácilmente disponible si las autoridades del Departamento de Seguridad Nacional, Departamento de Trabajo o el Departamento de Justicia necesitan para inspeccionarlo. Debe mantener esta información confidencial.

Video: ¿Cómo organizar los archivos físicos?

Detalle el tiempo que sus empleados pasaban con su empresa en sus carpetas de trabajo. Mantener detalles acerca de las medidas disciplinarias, incluyendo advertencias y suspensiones para el comportamiento inadecuado. Mantener todos los trámites necesarios, incluyendo las acciones que tomó para corregir el comportamiento. Esta carpeta es dónde almacenar los documentos que comprueben sus empleados son conscientes de las normas y reglamentos de la empresa, junto con acuerdos como contratos de trabajo, prendas de confidencialidad y garantías de no competencia. Guardar copias de los certificados y las transcripciones de la formación de sus empleados recibieron. Mantenga un registro de las evaluaciones de trabajo, premios y bonificaciones que concede al buen rendimiento.

Mantener las carpetas confidenciales - incluyendo las carpetas médicas - bajo llave, por lo que el personal de que sólo personas autorizadas tienen acceso a la información. Si usted tiene un registro de condición o incapacidad médica de un empleado, asegúrese de mantener esta información segura y separada de otros archivos en una carpeta personal médico. Si el empleado tiene una emergencia médica, se puede poner esta información a disposición de los trabajadores de la salud que están tratando de ayudarla. Si la ley lo requiere, los funcionarios públicos pueden ver el archivo, como los proveedores de seguros puede si se requieren exámenes médicos.

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Usted necesidad de mantener registros en una carpeta de terminación para una hora específica como se indica por las leyes federales, aun después de que sus empleados ya no trabajan con usted. Si sus empleados presentar demandas en su contra, o si cree que uno podría ser presentada, conservar toda la documentación relevante, mientras que la demanda está en curso. Después de que el marco de tiempo requerido transcurre, disponer de los documentos adecuadamente para que no se abuse. Si usted tiene los registros electrónicos, asegúrese de que el personal autorizado borrar los registros.