Cómo escribir un informe de traspaso
informes de traspaso son una herramienta básica utilizada por un empleado saliente para informar a un empleado entrante o sustitución de lo que ha ocurrido y lo que debe hacerse para asegurar una transición sin problemas de los empleados. Podría abarcar la información para un turno de cambiar a la siguiente, o podría ser un informe para un empleado de reemplazo permanente. El informe debe incluir las cosas más importantes que se haga cargo para usted necesita saber. El informe de traspaso ideal deberá garantizar que no surjan problemas innecesarios e imprevistas en la transición.
Hacer una lista exhaustiva de toda la información necesitará saber el empleado entrante. Considere lo que usted hace sobre una base diaria, así como las cosas que haces semanales, mensuales o anuales. Incluir información distinta de sus responsabilidades y funciones básicas: contactos, protocolo, cadena de mando, contraseñas, claves, fechas importantes, cursos y cualquier otra información específica del trabajo. No intente hacer esto en una sola sesión. Date tiempo para recordar todo lo que necesita para ser incluidos.
Romper la lista por prioridades, frecuencia, tipo de información y secuencia. Enumerar los proyectos en curso, las fechas u horas que comenzaron, cómo deben progresar y su fecha de terminación anticipada o la hora.
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Organizar la información de una manera adecuada para la posición. Para un informe de traspaso cambio de turno, comenzar con lo que se inició en su turno y debe ser completado por el siguiente. Incluir las tareas completadas por lo que el cambio de entrada no duplica lo que hizo. Para una nueva, empleado permanente, incluir tanto proyectos a largo plazo y corto.
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Escribe un resumen de los objetivos de la posición - la suya y la compañía de - para que su reemplazo sabe dónde debe empezar. Incluir logros y describa cómo alcanzar esos logros. Esto dará a su reemplazo de las herramientas para continuar lo que empezó sin una interrupción en el flujo del proceso y aumenta la probabilidad de un resultado exitoso.
Hacer un directorio detallado de la ubicación de los documentos y artículos para su reemplazo específicas del trabajo. Ella no debería tener que mirar más allá de su informe para encontrar las ubicaciones de cualquier forma, suministros o llaves.
Cree su informe utilizando un programa de ordenador de la oficina. Utilice una plantilla de informe de entrega existente o crear su propia basada en los apartados específicos para el trabajo. Ir sobre el informe muchas veces para asegurar que nada se ha perdido. Dar el informe a un colega para Review-él puede pensar en algo se ha perdido.