Cómo planear una convención

Planificación de una convención exitosa requiere el conocimiento de los objetivos estratégicos de gran imagen de la organización de acogida antes de empezar a trabajar en la logística de reuniones básicos. Usando sus objetivos estratégicos, se puede planificar de manera efectiva cómo atraer a los asistentes que desea, escoger el lugar adecuado, selecciona los mejores altavoces y desarrollar los servicios más atractivos y actividades.

objetivos de una organización para una convención no siempre son los mismos que los objetivos de la convención de los asistentes. Aprender razones de la organización para la celebración de la convención. Puede ser que sea para atraer y retener a los miembros, generar beneficios, proporcionar a los miembros del comité de mesa y con un beneficio vacaciones o generar publicidad los medios de comunicación para la organización.

Una vez que conozca sus objetivos estratégicos, establecer sus objetivos tácticos para llegar a ellos. Estos pueden incluir la elección de seminarios y altavoces para atraer tipos asistente específico, teniendo una feria que producen ingresos, añadiendo actividades cónyuge para aumentar la asistencia, la organización de eventos sociales, tales como un torneo de golf o de crucero por el río, con un banquete de premios o la realización de una votación anual de el número de miembros. Su plan de marketing debe incluir la publicidad, las relaciones públicas, estrategias de medios promocionales y sociales para promover la convención.

Determinar los objetivos financieros de la organización de la convención, y revisar sus números. Usted puede ser limitado a un presupuesto específico si la convención es un gasto. La organización podría tener un objetivo de beneficio, o puede que le debe permitir gastar en función de su ingreso esperado. Crear proyecciones basadas en los ingresos de registro y de patrocinio optimistas y conservadores.

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A continuación, planificar su agenda del evento. Cambiar la fecha, el lugar y las actividades. Muchas convenciones tienen un tema que explica el propósito general del evento y ayuda a atraer a los asistentes. Puede que tenga que solicitar la opinión sobre las fechas y lugares potenciales de su junta o asistentes y realizar visitas a múltiples lugares antes de elegir uno. Revisar la información acerca de las convenciones anteriores para aprender acerca de lugares, la asistencia, el rendimiento financiero y los asistentes y patrocinar retroalimentación. Crear un calendario que comienza con asistente de registro y esboza horario de cada día.

Comience lugares de contacto, altavoces, catering, lugares de entretenimiento, empresas audiovisuales, impresoras y agencias de viajes. Determinar cómo manejar la comercialización, registros, patrocinios, insignias, check-ins, casetas de feria, bolsas de regalo, libros y páginas web del programa. Enviar solicitud de propuestas de proveedores externos, tales como complejos turísticos, servicios de restauración, campos de golf y agencias de viajes. Armar su lista y los costos de proveedor deseado.

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Preparar un documento que muestra su tablero o convención unen su plan para la convención. Incluya su comprensión de los objetivos de la organización y cómo se va a lograr esos fines. Proporcionar una agenda del evento con un programa diario detallado. Presentar un presupuesto completo. Explicar por qué ha seleccionado el tema, la ubicación, temas de los seminarios, ponentes y actividades sociales. Justificar sus proyecciones de asistencia, gastos e ingresos en base a su investigación.