Cómo escribir una nota para el personal

Aprender el propósito básico y el formato de una nota. Los memos son generalmente documentos internos utilizados para comunicarse con el personal. Propósitos pueden incluir recordatorios de políticas, solicitudes de acciones, informar de un cambio o proporcionar una notificación oficial. El formato de notas incluye un encabezamiento, introducción, resumen y cierre. Los archivos adjuntos se observaron en la parte inferior del documento.

Determinar el propósito de la nota y la que, en su caso, se incluyen los archivos adjuntos. Determinar los destinatarios de la nota. A menudo, los supervisores y gerentes reciben copias de las notas y puede haber un requisito de incluir una copia de un archivo. Determinar cuál es la nota dirá y componer un borrador. Compruebe en política de la empresa para el uso de papel con membrete que está aprobado para las notas.

Completar el título, a partir de la ldquo-Date.rdquo- incluir los nombres y títulos de los principales receptores de la sección ldquo-Tordquo-. Esto puede ser una o más personas, o puede especificar un grupo de personas, como todos los gestores de cuentas. Incluir en el sección ldquo-ccrdquo- los nombres y títulos de los que recibirán copias de la nota. Incluir en el ldquo-Fromrdquo- sección, el nombre y cargo de la persona que envía el memo. Incluir en el ldquo-Subjectrdquo- sección de un título corto que describe el propósito de la nota.

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Incluir un párrafo de introducción que explica el propósito de la nota, brinda un marco para el propósito y da una visión general de lo que va a seguir en los párrafos siguientes. Incluir una alerta para los lectores si el memorando contiene otra información crítica política o.

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Incluir información en el cuerpo, o en el texto, de la nota que se expande en la introducción y visión general. Por ejemplo, proporcionar los antecedentes que condujeron a un cambio de política. Independiente y ordenar los párrafos de acuerdo al contenido. Utilice párrafos breves a lo largo de la nota. Esta sección puede ser uno o dos párrafos o varias páginas, dependiendo del propósito de la nota.

Insertar el resumen y cierre. El resumen puede no ser necesario para las notas de una página, pero puede ser útil con largos documentos que contienen información compleja o instrucciones. Cerrar agradeciendo al lector y ofrecer su ayuda para responder preguntas o explicar el contenido de la nota. En ausencia de un resumen, incluir un breve resumen en el párrafo de cierre. Informar a los lectores si el contenido de la nota son confidenciales.

Nota al final de la nota de una lista de archivos adjuntos mencionados en la nota. Usa las palabras ldquo-Attachedrdquo- o ldquo-Enclosedrdquo- para denotar la lista de archivos adjuntos. No incluya archivos adjuntos que no se hace referencia en la nota.

Firmar la nota. escritores de la nota por lo general sus iniciales o firmar las notas en la sección de encabezamiento, al lado de la ldquo-Fromrdquo- entrada. Un memorándum formal puede requerir una firma completa y la línea de fecha al final del documento.